041 – Easyfitness Rekrutierungsprozess: So erreichen wir 200 Anlagen bis 2020!

13. Juni 2019Sebastian Kessler

Die Franchise-Jungs von Easyfitness sind sich sicher, dass sie schon 2020 die 200. Anlage eröffnen werden. Aktuell sind sie bei 130 Anlagen. Na wenn das keinen guten Rekrutierungsprozess verlangt?!

Diesen habe ich mir mit Dennis Jost, dem Leiter der Expansionsabteilung angeschaut. Er beschreibt den Prozess vom ersten Kontakt bis zur Eröffnung des Studios. Häufig eröffnen die Anlagen bereits mit 800 bis 1000 Kunden ab dem ersten Tag.

Gleichzeitig verrät er mir, wie sie bis zu 50 Eröffnungen gleichzeitig managen können.

Audio: (23:06 Min)

Menschen kennenlernen, die ein Fitnessstudio gründen wollen

Easyfitness nutzt diverse Kanäle um mit Franchisekandidaten in Kontakt zu kommen. Es beginnt mit der eigenen Website. Dort gehört ein prominenter Franchise-Button hin, um schnell und einfach Informationen anfordern zu können.

Dann gibt es Portale wie FranchisePORTAL und Co. Weiterhin nutzt Easyfitness die sozialen Netzwerke wie z.B. Facebook und Instagram.

Ein weiteres Element ist die Weiterempfehlung im Betrieb, an Bekannte oder von Kunden und in deren Bekanntenkreise. Potentielle Franchisepartner sind gewissermaßen überall versteckt.

Der Baustein “Empfehlungsmarketing”

Die Franchisepartner profitieren ohnehin von einem Wachstum und der steigenden Bekanntheit der Marke. Auch wenn teilweise Ängste aufkommen können, diese lassen sich in der Regel nehmen. Ist ein Standort frei, sollte dort lieber ein anderer Easyfitness-Partner reingehen als jemand von der Konkurrenz. Daher lohnt es sich, sanft und behutsam mit den Partnern zu sprechen und sie zu motivieren, anderen Menschen eine Easyfitness-Partnerschaft zu empfehlen.

Der Erstkontakt mit Franchise-Interessenten

Zunächst bekommt Easyfitness über die verschiedenen Kanäle den Erstkontakt zugeschickt. Sie werden schnellstmöglichst von der Vertriebsabteilung bearbeitet. Sofort geht eine “Herzlich-Willkommen-Mail” mit ersten Informationen und der Vorstellung des persönlichen Ansprechpartners raus. Weiterhin wird ein “Lizenznehmerprofil” verschickt, damit auch die Systemzentrale weitere Informationen über den Kandidaten erhält.

Die Systemzentrale möchte z.B. wissen:

Wann will ein Kandidat starten?
Wo will ein Kandidat starten?
Welches Eigenkapital ist vorhanden?
Wie ist der Schufa-Score?
Wie sieht der Lebenslauf aus?
Was ist das Geburtsdatum des Kandidaten?
usw.

Ziel ist es frühzeitig erste Informationen zu erhalten, um parallel in den ersten Telefonaten darauf eingehen und weitere Fragen stellen zu können. Dennis schätzt, dass sie diese Unterlagen zu etwa 85% frühzeitig erhalten. Er sieht einen Grund darin, dass Franchise mittlerweile in Deutschland “angekommen ist”. Wenngleich man immer noch viel nachtelefonieren muss.

Die Selektion der Kandidaten

Anhand der erhaltenen Daten können bereits erste Entscheidungen getroffen werden. Denn hat ein Kandidat beispielsweise einen schlechten Schufa-Score, wird man mit ihm kaum weitermachen können, weil er keine Finanzierung erhält.

Grundsätzlich wird aber fast jeder Kandidat eingeladen, der die angeforderten Informationen bereit gestellt hat. Es sei denn, die Ansprechpartner in der Systemzentrale spüren bereits beim ersten Telefonat, dass es nicht passt.

“Wenn es nicht passt, dann passt es nicht.”

Das Kennenlernen in der Systemzentrale

Der frühe Besuch der Systemzentrale dient dem persönlichen Kennenlernen. Man schaut sich in die Augen und prüft, ob die gegenseitige Sympathie stimmt. Gleichzeitig wird das Franchisesystem noch einmal detaillierter vorgestellt.

Das Plakat mit dem Verlauf bis zur Studioeröffnung

Bei unserem Podcast-Interview sitzen wir in dem Raum, in dem auch Interessenten-Gespräche geführt werden. An der Wand hängt ein Plakat, welches den Verlauf bis zum eigenen Fitnessstudio aufzeigt. Es ist ein Zeitplan mit ungefähren Zeitangaben für den weiteren Prozess. Die Darstellung sagt dem Kandidaten gewissermaßen: “Schau her, das ist der Fahrplan und so kann es weitergehen, wenn Du bis zum Ziel läufst!”.

Die gebrandete Kandidaten-Mappe

Die gleiche Ansicht bekommt der Kandidat als Bestandteil einer gebrandeten Easyfitness-Kandidaten-Mappe mit nach Hause. Dazu gibt es einen Block, weiteres Informationsmaterial und die “We are Franchise”-Kampagne, aus der hervorgeht, dass es sich bei Easyfitness um eine große Franchisefamilie handelt.

Aus Sicht von Dennis ist das ein Zeichen der Wertschätzung seitens der Franchisezentrale. Ebenso wie es keine Selbstverständlichkeit ist, dass Interessenten zu solch einem frühen Zeitpunkt bereits den Weg nach Hannover auf sich nehmen.

Das Gespräch in der Systemzentrale

Das Gespräch in der Systemzentrale verläuft immer unterschiedlich. In der Fitnessbranche wird offen miteinander gesprochen und häufig auch schon zum ersten Termin der Partner mitgebracht oder über die persönliche Lebenslage wie Scheidung oder ähnliches gesprochen.

Das Easyfitness-Team schaut dabei besonders auf die Persönlichkeit des Kandidaten. Sie wollen herausfinden: Ist es ein beständiger Partner? Hat er Durchhaltevermögen und Ausdauer, um den Gründungsprozess durchzuhalten?

Das Fitnessstudio im selben Gebäude

Für alle Beteiligten ist es sehr praktisch, dass im selben Gebäude der Systemzentrale eine Easyfitness-Anlage betrieben wird. Ungefähr die Hälfte der Kandidaten haben sich bereits schlau gemacht und waren zuvor in anderen Studios des Franchisesystems. Andere Kandidaten besuchen an dem Tag zum ersten Mal eine Anlage von Easyfitness.

Dennis präsentiert grundsätzlich gerne 3 verschiedene Studios:

Das Fitnessstudio unter der Systemzentrale, welches mittlerweile schon acht Jahre alt ist
Ein Fitnessstudio in der Nähe, welches seit 1,5 Jahren geöffnet ist
Ein nagelneues Studio in der Nähe

So sieht der Kandidat auch die Entwicklungsschübe. Gleichzeitig wird ihm bewusst, dass auch nach dem Start eines Studios weiter in die Entwicklung investiert werden muss.

Wann fällt die Entscheidung?

Viele Kandidaten möchten sich schon beim Studiobesuch entscheiden, weil sie begeistert sind. Hier zeigt Dennis Verständnis und bittet gleichzeitig darum, sich ein paar Tage Zeit zu nehmen, um diese Entscheidung zu überdenken und ihm im Nachgang offene Fragen zukommen zu lassen. Wichtig ist ihm, dem jungen und wilden Kandidaten zu zeigen, dass die Systemzentrale ihm hilft und die Übersicht behält.

Welche Quoten hat Easyfitness von Kontakten zu Besuchen zu weitergehenden Gesprächen?

Von 100 Kontakten kommen etwa 30% in die Systemzentrale. Für 5 – 10% geht es in tiefer gehenden Gesprächen weiter. Dennis findet die Quote in der Anzahl der generierten Leads gut.

“Dementsprechend kommen einige Studios rum im Jahr.”

Das Telefonat nach dem persönlichen Treffen

In der Regel telefonieren der Kandidat und sein Ansprechpartner 2-3 Tage nach dem Besuch der Franchisezentrale noch einmal miteinander. Es werden Fragen geklärt und die nächsten Schritte besprochen.

Passt alles, dann wird der Vorvertrag gemacht. Dies ist ein entscheidender Schritt, denn mit dem Vorvertrag haben sich die Kandidaten auf Easyfitness festgelegt und gezeigt, dass sie ernsthaft weitermachen möchten.

Die Bedeutung eines Franchise-Vorvertrags für Easyfitness

Der Vorvertrag hat für Easyfitness zwei Bedeutungen:

Einerseits ist es die Zusage des Kandidaten eine Partnerschaft mit dem Franchiseunternehmen eingehen zu wollen.

Außerdem ist der Vorvertrag mit einer Gebühr versehen. Daher weiß die Systemzentrale um die Ernsthaftigkeit des Vorhabens und zu 98% entsteht daraus dann auch wirklich ein neues Easyfitness-Studio.

Die Suche nach dem passenden Standort

Nicht selten hat die Systemzentrale zu diesem Zeitpunkt bereits nach passenden Standorten gesucht, weil sich die Suche nach passenden Immobilien leicht hinziehen kann. So können dem Kandidaten im nächsten Schritt mögliche Standorte aufgezeigt werden.

Natürlich erwartet die Systemzentrale aber auch vom neuen Partner ausreichend Engagement bei der Standortsuche. Allerdings hat man in der Vergangenheit gemerkt, dass sie durch ihr Netzwerk häufig schneller und leichter neue Immobilienoptionen findet.

Nichtsdestotrotz ist es ganz wichtig, dass die Partner von dem neuen Standort begeistert sind.

“Sie müssen nämlich Feuer und Flamme für den Standort sein. Das ist ganz ganz wichtig, damit sie mit einem guten Bauchgefühl auch da rein gehen und dementsprechend auch wissen, ok, das ist jetzt mein Baby und hier möchte ich Vollgas geben!”

Nach dem Finden eines Standorts muss der Franchisepartner eine Marktbetrachtung machen, um sich den Standort anzuschauen und ein gutes Bauchgefühl zu entwickeln.

Parallel wird der Mietvertrag angefordert. Die rechtliche Prüfung liegt beim Partner.

Die Unterschrift des Mietvertrags und Vorbereitung der Eröffnung

Wichtig bei der Unterzeichnung des Mietvertrages ist die Unterschrift mit vorbehaltlichen Klauseln wie z.B. die Nutzungsänderung, Finanzierungszusage, Lizenzvertragsunterschrift und Baugenehmigung. So können Mieter und Vermieter im Bedarfsfall noch vom Mietvertrag zurück treten.

Die genannten Elemente werden anschließend parallel gestartet. Die Finanzierung wird eingereicht. Das dauert etwa 2 Wochen in der Vorbereitung, 2 Wochen bei der Hausbank und 6 Wochen bei der Kfw.

Parallel dazu wird die Nutzungsänderung eingereicht. Diese kann von 12 Wochen bis 36 Wochen oder länger dauern.

Erst wenn die Finanzierungszusage und die genehmigte Nutzungsänderung auf dem Tisch liegen, dann wird der Lizenzvertrag unterschrieben. Dies geschieht in Hannover in der Systemzentrale. Es wird alles noch einmal im Detail besprochen und der Franchisepartner lernt noch einmal alle Abteilungen vernünftig kennen. Alle wichtigen anstehenden Termine werden genannt.

Die Unterstützung des Partners im Vorfeld eines Bankgesprächs

Früher hat die Systemzentrale direkt begleitet. Heute hat sie einen externen Experten hinzugezogen. So kann die Zentrale ihren neuen Franchisenehmern einen starken Partner mit hohem Fachwissen an die Hand geben.

Das Aufnahme-Ritual für neue Franchisenehmer

Dennis kann jedem Franchisesystem nur raten, ein Ritual zur Aufnahme eines neuen Partners einzuführen. Bei Easyfitness gibt es eine große Landkarte an der Wand, an der der Newcomer einen Pin in seine Stadt stecken darf und wo sein Foto aufgehangen wird. Das gibt dem Partner ein tolles Gefühl und er weiß “jetzt fang’ ich an!”.

“Wir können 50 Eröffnungen zeitgleich managen”

Intern wurden die Strukturen so stark systematisiert, dass eine große Zahl an zeitgleichen Eröffnungen möglich ist. Eine klare Timeline gibt vor, wer was wann zu tun hat und wer wann was an wen übergibt. So wird parallel mit einem Eröffnungscoach gearbeitet und gleichzeitig findet der Umbau mit vielen externen Partnern statt und der Vorverkauf wird terminiert und gestartet.

Das Marketing beginnt sofort mit der Lizenzvertragsunterschrift, ebenso wie der Einkauf, die Vorbestellungen und die Schulung des Franchisepartners.

Häufig werden die Studios bereits mit 800 bis 1000 Mitgliedern eröffnet, “teilweise fast schon am Breakeven-Point”.