Ratgeber & Podcast

für Franchisezentralen

Anleitung: 5 Schritte zur Kurzarbeit in Zeiten von Corona

Anleitung: 5 Schritte zur Kurzarbeit in Zeiten von Corona

Zusätzliche Informationen zum Webinar mit dem FranchisePORTAL „Kurzarbeit“ am 25.03.2020, von Gabriele Knödler-Bittner, ADVICO Business Management GmbH, Leonberg

Vorbemerkung:
Die vorliegenden Informationen beziehen sich auf den Stand 25.03.2020 und sind mit größter Sorgfalt zusammengestellt. ADVICO Business Management GmbH übernimmt jedoch keine Haftung für die Angaben. Im Einzelfall empfehlen wir, die individuelle Situation mit dem Steuerberater zu klären.

Da die aktuelle Rechtslage in Bezug auf Kurzarbeit bezogen auf Corona einer gewissen Dynamik unterliegt, ist wo immer möglich, jeweils der Link zur entsprechenden Information auf der Seite der Arbeitsagentur enthalten, um sicherzustellen, dass Sie auch im Falle von kurzfristigen Änderungen schnell und direkt auf aktuelle Informationen zugreifen können.

Ihre Ansprechpartnerin steht Ihnen gerne zur Verfügung:

Gabriele Knödler-Bittner
ADVICO Business Management GmbH
gkb@advico-bm.de
www.advico-business-management.de

Kurzarbeit – Möglichkeiten und Rahmenbedingungen

Was ist Kurzarbeit:

Kurzarbeit ist die vorübergehende Herabsetzung der betriebsüblichen regelmäßigen Arbeitszeit für das gesamte Unternehmen bzw. für einzelne Abteilungen mit der Folge von Entgeltminderungen.

Arbeitgeber haben so die Möglichkeit das Arbeitsverhältnis fortzusetzen, auch wenn in der aktuellen Situation nicht genügend Arbeit da ist.

Rahmenbedingungen:

  • Die Arbeitnehmer/Arbeitnehmerinnen bekommen 60% vom Nettogehalt, Eltern bekommen 67%.
  • In der aktuellen Corona-Situation muss für 10% eines Unternehmens oder eines Bereichs in einem Unternehmen mindestens 10% der Arbeit wegfallen. (Unter „normalen“ Kurzarbeitsverhältnissen sind dies 30%).
  • Die Reduzierung des Nettolohns bezieht sich auf die Stunden, die im Rahmen von Kurzarbeit gegenüber der normalen Arbeitszeit reduziert werden.

Wichtige Links der Arbeitsagentur dazu sind:

Umfang der Kurzarbeit und Berechtigte

Kurzarbeit kann für alle sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beantragt werden, deren Arbeitsanfall entsprechend der Regularien reduziert werden muss.

Kurzarbeit kann nicht für 450,00 Euro-Kräfte/Aushilfen beantragt werden.

Auch Azubis sind von der Kurzarbeit ausgenommen, da es sich bei diese um einen Ausbildungsvertrag handelt und der Arbeitgeber einen Bildungsauftrag hat. Darüber wird angesichts der Corona-Situation aktuell diskutiert. Verfolgen Sie dazu die aktuellen Informationen.

Auch eine Kurzarbeit für 100% der Arbeitszeit ist möglich. Beachten Sie dabei die Besonderheiten in Kombination mit vermögenswirksamen Leistungen. Da diese in der Regel auf das SV-versicherungspflichtige Brutto bezogen sind, gibt es bei 100% Kurzarbeit keine Berechnungsgrundlage, also auch keine Entgeltumwandlung.

Es sind dafür nun zwei Wege möglich: Erstens der MA/die Mitarbeiterin zahlt aus eigener Tasche, was gerade bei 100% Kurzarbeit und unteren Lohngruppen meist nicht möglich ist.

Zweitens, es wird eine Aussetzung vereinbart. Dies muss dann mit dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin abgesprochen werden und mit den jeweiligen Versicherungen vorab abgeklärt werden. Und ganz praktisch, die entsprechenden Informationen müssen aus den Lohnabrechnungen rausgenommen werden und auch nach dem Ablauf von 100% KUG wieder eingetragen werden. Das bedeutet, dass dabei erheblicher Aufwand entstehen kann. Besprechen Sie diesen Schritt auf jeden Fall mit Ihrem Steuerberater oder dem Dienstleister, der für sie die Löhne abrechnet.

Beantragung der Kurzarbeit

Das Vorgehen für die Beantragung von Kurzarbeit besteht aus mehreren Schritten und hat einige Punkte, die besonders häufig zu Fragen führen. Auf diese wird besonders hingewiesen.

Schritt 1: Beantragung der Kurzarbeit bei der Arbeitsagentur

Das Formular steht online zur Verfügung. Informationen zum Online-Antrag finden Sie hier. Link zum Antragsformular: https://www.arbeitsagentur.de/datei/anzeige-kug101_ba013134.pdf

Hinweis: Die Kurzarbeit muss nicht am Sitz des Unternehmens beantragt werden, sondern bei der Arbeitsagentur, in deren Bezirk die Lohnabrechnungsstelle sitzt. Ihr Steuerberater oder die Lohnabrechnungsstelle kann Ihnen dazu Auskunft geben. Das bedeutet für Franchise-Geber, die Lohnabrechnungen für Ihre Partner/Partnerinnen als Dienstleistung anbieten, dass für alle Partner/Partnerinnen die gleiche Arbeitsagentur zuständig ist. Für den einzelnen Franchise-Partner gibt dazu der Steuerberater oder die Lohnabrechnungsstelle Auskunft.

Schritt 2: Vereinbarung mit den Mitarbeitern treffen, dass Lohn oder Gehalt nach Kurzarbeiter-Regelungen abgerechnet wird

  • Wenn es einen Betriebsrat gibt, werden die Vereinbarungen nur mit diesem getroffen.
  • Wenn es keinen Betriebsrat gibt, muss mit jedem betroffenen Mitarbeiter eine individuelle Vereinbarung getroffen werden – viele Steuerberater stellen dafür aktuell entsprechende Vordrucke zur Verfügung.

Geben Sie das Merkblatt Kurzarbeitergeld Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weiter: https://www.arbeitsagentur.de/datei/merkblatt-8b-kurzarbeitergeld_ba015388.pdf

Hinweis: Ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin muss dieser Vereinbarung nicht zustimmen. Dann muss dieser/diese entweder ausgenommen werden (was sicher zu einem Domino-Effekt bei der Belegschaft führt) oder es muss über eine Änderungskündigung gegangen werden. Beide Lösungen sind nicht zielführend. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausführlich informieren und in den Prozess „Kurzarbeit“ einbeziehen.

Selbst wenn es einen Betriebsrat gibt, sollten Arbeitgeber (gemeinsam mit BR und Personalabteilung, wenn es diese gibt) selbst auf die betroffenen Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen zugehen und für Fragen zur Verfügung stehen. Transparenz gegenüber den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist unbedingt zu empfehlen. Auch wenn durch Corona auch die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen wissen, dass Einschränkungen notwendig sind, heißt das noch lange nicht, dass sie das im individuellen Fall auch verstehen und akzeptieren.

Deshalb: erklären Sie Ihren Mitarbeitern, warum gerade auch Ihr Betrieb diesen Schritt in die Kurzarbeit geht, erklären sie auch, warum bestimmte Mitarbeiter vielleicht davon nicht betroffen sein werden und vor allem sprechen Sie offen an, dass Sie wissen, dass das Verzicht und Einschränkung bedeutet – dass dies aber auch dazu führt, dass die Arbeitsplätze auch nach der Krise noch da sind. Beschönigen Sie nichts, denn Fakt ist, Kurzarbeit in größerem Umfang bedeutet grade für untere Lohngruppen wirklich harte Einschränkungen. Nur wenn alle Mitarbeiter überzeugt sind, werden sie einen derartiger Maßnahme auch zustimmen und diese mittragen.

Wie Sie die Folgen für Ihre Mitarbeiter abmildern können, lesen Sie später noch: Denn Sie als Arbeitgeber sollten schon jetzt an die Zeit nach der Krise denken – dann werden Sie Ihre guten Mitarbeiter dringend brauchen, um die Folgen der Krise zu bewältigen.

Eine Einschränkung, die neben der finanziellen Seite bei Kurzarbeit häufig ebenfalls für Unmut und Unverständnis sorgt, ist die Tatsache, dass Urlaub und angesammelte Stundenkonten im Rahmen von Kurzarbeit ebenfalls herangezogen werden. Hier gilt aktuell (abweichend von der bisherigen Kurzarbeits-Regelung) dass es keine Verpflichtung gibt, negative Arbeitszeitkonten aufzubauen. Überstunden müssen aber abgebaut werden.

Außerdem gilt, dass Urlaub des laufenden Jahres nicht abgebaut werden muss. Resturlaub aus 2019 sollte für Kurzarbeit eingesetzt werden.

Lesen Sie dazu auch die entsprechenden Punkte unter folgendem Link der Arbeitsagentur:

Schritt 3: Stundenzettel / Zeiterfassung / Urlaub dokumentieren

Dokumentieren Sie den Stand des Stunden- und Urlaubskontos Ihrer Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen zu Beginn der Kurzarbeit, damit im Falle einer Prüfung die Voraussetzungen in Bezug auf die abgebauten Überstunden und den eingesetzten Urlaub möglich ist.

Achten Sie für den Zeitraum der Kurzarbeit sorgfältig darauf, alle Stunden zu dokumentieren und ggf. vom Mitarbeiter gegenzeichnen zu lassen, wenn Sie keine elektronische Zeiterfassung haben. Nur so können Sie später den Nachweis führen, was tatsächlich gearbeitet wurde.

Schritt 4: Bei der Gehaltsabrechnung die Kurzarbeit berücksichtigen

Zahlen Sie den Arbeitslohn zum üblichen Zahlungstermin aus – Sie gehen dabei in Vorleistung und berücksichtigen nur die entsprechenden Kürzungen durch die angefallenen Kurzarbeitsstunden.

Hinweis: Sie als Arbeitgeber müssen erstmal in Vorleistung für das Kurzarbeitergeld gehen, die Arbeitsagentur bezahlt nicht an Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sondern an Sie als Arbeitgeber.

Schritt 5: Leistungsantrag stellen

Innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf eines Monats mit Kurzarbeit muss der Antrag auf Erstattung der vorausgezahlten Gelder eingereicht werden.

Hinweis: Die Frist, um den Leistungsantrag zu stellen, läuft immer bezogen auf den Monat mit Kurzarbeit und nicht auf den Bewilligungszeitraum.

Finanzielle Unterstützung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Und überlegen Sie, ob Sie und Ihre Franchise-Partner und -Partnerinnen Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen finanzielle Hilfe zukommen lassen möchten: Der Arbeitgeber kann das Kurzarbeitergeld auf bis zu 80 % der Netto-Differenz steuer- und sozialversicherungsfrei aufstocken.

Da aktuell auch die AG-Sozialversicherungsbeiträge von der Bundesagentur für Arbeit übernommen werden, wird bei Gewerkschaften bereits drüber diskutiert, ob dieses Geld nicht zumindest teilweise auch den Arbeitnehmern zugutekommen sollte.

Sprechen Sie dazu am besten mit Ihrem Steuerberater, der Ihnen dann ausrechnen kann, wie sich dies bei Ihnen konkret auf die finanzielle Situation auswirkt.

Und ein Praxistipp zum Schluss:

Die Systemzentralen sollten die grundlegenden Informationen für die Beantragung der Kurzarbeit so klären und aufbereiten, dass die Partner und Partnerinnen nur noch bei ihren zuständigen Arbeitsagenturen vorstellig werden müssen.

Das ist ein guter Service für die Partner und spart denen eine Menge Zeit, es ist effizient, da auch die Arbeitsagenturen von vielen gleichen Fragen entlastet werden und es wird so sichergestellt, dass alle Partner das richtige Vorgehen kennen und damit auch die berechtigte Aussicht auf Erfolg für einen Kurzarbeitsantrag haben.

Rechtliche Ergänzungen von Dr. Florian Langenbucher

Dr. Florian Langenbucher von Busse & Miessen war so nett, uns während des digitalen Erfahrungsaustauschs „Wie funktioniert das mit der Kurzarbeit?“ aufgekommene Fragen noch einmal schriftlich zu beantworten:

Beeinflusst ein zur Verfügung gestellter Dienstwagen die Zuschusshöhe? Dieser ist ja eher im Brutto zu finden.

Ein zur Privatnutzung überlassener Dienstwagen hat Auswirkungen auf das Kurzarbeitergeld. Hierbei sind zwei Fälle zu unterscheiden: Wird während der Kurzarbeit noch – wenn auch nur wenig – gearbeitet, ist der Dienstwagen weiterhin zur Privatnutzung zu überlassen und ist damit wie vor der Kurzarbeit bei der Abrechnung zu berücksichtigen. Üblicherweise wird hier die 1 %-Regel angewandt, sodass also 1 % des Bruttolistenpreises als Bruttovergütung angesetzt werden – sowohl beim Sollentgelt als auch auf beim Istentgelt, aus denen dann jeweils ein pauschaliertes Nettoentgelt errechnet wird.

 

Wie funktioniert das Aufstocken praktisch? Ist es eine Betriebsausgabe?

Die Zuzahlung ist bis zu 80 % der Nettodifferenz beitragsfrei in der Sozialversicherung. Steuerlich betrachtet handelt es sich um Arbeitslohn. Das heißt, dass es beim Arbeitnehmer lohnsteuerpflichtig und für den Arbeitgeber eine Betriebsausgabe ist.

 

Was passiert im Krankheitsfall wie rechne ich ab?

Hier sind verschiedene Fallkonstellationen zu unterscheiden:

  1. Die Arbeitsunfähigkeit ist bereits vor dem Beginn der Kurzarbeit eingetreten und der sechswöchige Anspruch auf Entgeltfortzahlung ist noch nicht abgelaufen: Wenn noch – wenn auch nur in geringem Umfang – gearbeitet wird, zahlt der Arbeitgeber Entgeltfortzahlung für die verkürzte Arbeitszeit und daneben erhält der Arbeitnehmer von seiner Krankenkasse Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes in Bezug auf die Stunden, die aufgrund der Kurzarbeit ausgefallen sind. Wird gar nicht mehr gearbeitet (sogenannte „Kurzarbeit Null“), erhält der Arbeitnehmer nur Krankengeld von der Krankenkasse und zwar in Höhe des Kurzarbeitergelds für die auf die Kurzarbeit zurückzuführenden Ausfallstunden.
  2. Ist die Arbeitsunfähigkeit ist bereits vor dem Beginn der Kurzarbeit eingetreten, aber der Sechs-Wochen-Zeitraum bereits abgelaufen, besteht kein Anspruch mehr auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer hat für die weitere Zeit der Arbeitsunfähigkeit nur noch Anspruch auf Krankengeld.
  3. Wird der Arbeitnehmer erst während der Kurzarbeit krank und hätte er grundsätzlich einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber (also sind die sechs Wochen nicht bereits aufgrund von anrechenbaren Vorerkrankungen verbraucht): Wird noch gearbeitet, erhält der Arbeitnehmer Entgeltfortzahlung für die verkürzte Arbeitszeit und Kurzarbeitergeld für die kurzarbeitsbedingten Ausfallstunden. Wird gar nicht mehr gearbeitet, erhält er ausschließlich Kurzarbeitergeld für die kurzarbeitsbedingten Ausfallstunden.
  4. Wird der Arbeitnehmer erst während der Kurzarbeit krank und hätte er auch sonst keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber mehr, erhält der Arbeitnehmer lediglich Krankengeld von der Krankenkasse.

Was ist mit befristeten Arbeitsverträgen, angenommen der Vertrag läuft in ein paar Monaten ab?

Vom Kurzarbeitergeld ausgenommen sind nur gekündigte Arbeitnehmer. Befristet beschäftigte Arbeitnehmer, deren Arbeitsvertrag während der Kurzarbeit ausläuft, sind nicht gekündigt, sodass für sie Kurzarbeitgeld beansprucht werden kann.

Sind vor dem Bezug von Kurzarbeitergeld immer zunächst Überstunden abzubauen?

Es gibt verschiedene Ausnahmen von dem Grundsatz, dass zunächst Überstunden abzubauen sind. Die Auflösung eines Arbeitszeitguthabens kann nach § 96 Abs. 4 SGB III von einem Arbeitnehmer nicht verlangt werden, soweit es

  1. vertraglich ausschließlich zur Überbrückung von Arbeitsausfällen außerhalb der Schlechtwetterzeit bestimmt ist und den Umfang von 50 Stunden nicht übersteigt,
  2. ausschließlich für die in § 7c Absatz SGB IV genannten Zwecke bestimmt ist,
  3. zur Vermeidung der Inanspruchnahme von Saison-Kurzarbeitergeld angespart worden ist und den Umfang von 150 Stunden nicht übersteigt,
  4. den Umfang von 10 Prozent der ohne Mehrarbeit geschuldeten Jahresarbeitszeit einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers übersteigt oder
  5. länger als ein Jahr unverändert bestanden hat.

Die Regelungen unter den Nummern 4 und 5 könnten bei Mitarbeitern, die viele Überstunden angesammelt haben und/oder schon lange ein Überstundenpolster vor sich herschieben, weiterhelfen. Die anderen Regelungen sind eher speziell und dürften in der Franchisewirtschaft selten einschlägig sein.

Was mache ich mit Minijobbern, wenn sie kein Kurzarbeitergeld erhalten können?

Eine Möglichkeit sind betriebsbedingte Kündigungen. Will man diese vermeiden, kann – und sollte – das Arbeitsverhältnis zum Ruhen gebracht werden. Keine Option ist es, dass der Minijobber einfach nicht zur Arbeit erscheint und deshalb kein Geld erhält. Selbst wenn er einverstanden ist, kann dies bei einer Sozialversicherungsprüfung zu Probleme führen, da Minijobber in den meisten Fällen einen Anspruch auf Fortzahlung ihrer Vergütung hätten, auch wenn dies nach allgemein verbreiteter Auffassung oft anders gehandhabt wird.

Kontakt:

Rechtsanwalt Dr. Florian Langenbucher
BUSSE & MIESSEN Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Sitz der Gesellschaft: Bonn; AG Essen (PR 2768)
Rechtsanwalt Florian Langenbucher
Friedensplatz 1, 53111 Bonn
Telefon: 0228 98391-71

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