Ratgeber

für Franchise-Zentralen

Computergestützte Handbucherstellung und Software-Auswahl

Reinhard John: Ich wünsche allen Teilnehmern einen guten Morgen und freue mich auf Ihre
Fragen!

Leser: Guten Morgen Herr John, was verstehen
Sie unter: Klicken Sie sich durch Ihr Unternehmen?

Reinhard John: Einen ersten Einblick in unsere Vorgehensweise erhalten Sie in unserer
Online-Dokumentation:
http://cms.franchiseportal.de/ITmaxxCMS/chat_john/start.html Mit Hilfe der hier
vorgestellte Methode werden die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens in einer
Weise dargestellt, die ihnen erlaubt, sich ähnlich wie auf einer stark
verzweigten Homepage im Internet von Geschäftsbereich zu Prozess, von Prozess zu
Arbeitsschritt und von Arbeitsschritt zu Mitarbeiter und so weiter durch Ihr
Unternehmen zu klicken. Durch die dafür erforderliche Geschäftsprozesserhebung
kann Ihr Unternehmen bei einer gewissenhaften Optimierung bis zu 30 Prozent an
Kosten einsparen. Der Aufwand den sie damit haben, wird durch die erzielten
Einsparungen häufig übertroffen. Dabei bieten die angewendeten
Softwarehilfsmittel über die reine Erfassung und Darstellung von Prozessen
direkt daraus abgeleitete weitere Funktionen die anschließend Prozess im
Unternehmen vereinfachen können. Ein Beispiel hierfür ist die Umsetzung in ein
Franchisehandbuch im Intranet. Die Prozessdarstellung entsteht in dem die
Elemente des Prozesses Stück für Stück zu einem Bild zusammengesetzt werden.
Dafür wird eine kinderleichte zu bedienende Grafiksoftware verwendet. Diese dort
eingegebenen Informationen werden in parallel dazu einer Datenbank erfasst und
bereitgestellt. Der Prozess entsteht dann durch Verkettung der Tätigkeiten
beziehungsweise der Entscheidungen und die Ergänzung um Information und
Materialträger. Diese Verkettung bildet die Logik des Ablaufs in sinnvoller
Bearbeitungsreihenfolge und zeitlich ab. Wenn sie nun auf die der Grafik
dargestellten Symbole klicken bekommen Sie die hinter diesem Elemente stehenden
Informationen sofort bereitgestellt. So haben Sie alle Informationen mir einem
Mausklick zur Verfügung

Leser: Einen schönen guten Morgen Herr John,
handelt es sich bei Ihrer Software um ein allgemeines Visualisierungsprogramm
oder um eine spezielle Software zur Erstellung von Handbüchern?

Reinhard John: Ich
wünsche Ihnen auch einen Guten Morgen. Wir benutzen Software, die zur
Darstellung von Geschäftsabläufen im Allgemeinen verwendet wird. Sie können
damit auch Arbeitsanweisungen oder Qualitätshandbücher gemäß den ISO-Normen
erstellen.

Leser: Guten Morgen Meinen Sie mit dem DIN
Zertifikat, das DIN-Certco Zertifikat? Falls ja, nach meinen Informationsstand
haben sich bisher 2 Unternehmen der Zertifizierung unterzogenn. Ist somit eine
Sinnhaftigkeit der Zertifizierung überhaupt gegeben?

Reinhard John: Ausgangspunkt der Zertifizierungsüberlegungen war ja die Schwierigkeit
der Finanzierung der Franchise-Nehmer. Den Banken sollte erleichtert werden die
Spreu vom Weizen zu trennen. Ob eine Zertifizierung sinnvoll ist muß jedes
Unternehmen selbst entscheiden. Für uns ist es eine Zusammenfassung wichtiger
Regeln für den Aufbau und Betrieb eine Franchisesystems unabhängig ob sich die
Zertifizierung am Markt durchsetzt. Sehen Sie dazu auch in unserer Online
Dokumentation s. o. die Zusammenfassung einer unserer Veranstaltungen zum
Thema.

Leser: Was sind die Vorzüge Ihrer
Methode?

Reinhard John: Andere Anbieter setzen erst mit der Erstellung des Pflichtenheftes auf.
Das heißt das wichtige Dokumentieren und Optimieren der Unternehmensprozesse
erfährt keinerlei Unterstützung. Durch die automatische Erstellung des
Pflichtenheftes müssen Sie sich nur einmal mit Ihren Abläufen auseinandersetzen
die Formulierung des Pflichtenheftes und des Ausschreibungstextes geschieht dann
nahezu automatisch.

Leser: Guten Tag Herr John, ich verstehe
nicht, was Ihre Software zur Handbucherstellung mit der im eNewsletter des
FranchisePORTAL erwähnten Auswahl von Standardsoftware unter 11.000 Anbietern zu
tun hat.

Reinhard John: Guten sehr geeherter Teilnehmer, Ausgangspunkt unserer Methode ist die
Dokumentation von Geschäftsprozessen mit Softwareunterstützung. Diese
Dokumentation erlaubt dann sowohl die erstellung von Handbüchern als auch ,wenn
gewünscht, in einem weiteren Verfahren die Auswahl von Standardsoftware, die so
gut wie es geht eben diese Dokumentierten Prozess automatisiert. Sehen sie Bitte
auch unsere online Doku unter:
http://cms.franchiseportal.de/ITmaxxCMS/chat_john/start.html

Leser: Größtenteils werden bei der
Standardsoftware die Geschäftsprozesse schon vorgegeben. Warum reicht das ihrer
Meinung nach nicht aus?

Reinhard John: Im
Allgemeinen decken die Vorgaben der Standardsoftware einen gewissen Teil der
Geschäftsprozesse der Unternehmen ab. Nur durch unsere Vorgehensweise finden Sie
diejenige Software bei der dieser Teil sehr groß ist. Außerdem erhalten Sie eine
Software, die auch nur das kann was Sie brauchen. D. h. Sie zahlen nicht für
Eigenschaften, die Sie gar nicht nutzen. Diese Software ist auf der einen Seite
leistungsfähig genug um einen effektiven Geschäftsablauf sicherzustellen. Auf
der anderen Seite wird sie aber keine Module enthalten, die die Verwendung
verkompliziert, also Sie schießen nicht mit Kanonen auf Spatzen, sondern sie
kaufen das passende Kaliber für Ihr Unternehmen.

Leser: Verstehe ich Sie richtig, dass Sie
selbst Franchisegeber in neutraler Form bei der Auswahl von Standardsoftware
beraten?

Reinhard John: Die
PlanConsult unterstützt Franchisegeber bei der Dokumentation Ihrer Prozesse und
berät herstellerunabhängig bei der Auswahl von Standardsoftware in
Zusammenarbeit mit einem Kooperationspartner.

Leser: Hallo, was beinhaltet der
DFV-System-Check und welchen Beitrag können Sie in diesem Zusammenhang
leisten?

Reinhard John: Der
SystemCheck beinhaltet allgemeine Anforderungen an ein Franchisesystem. Schicken
Sie mir ein Mail und ich stell Ihnen Unterlagen darüber zur Verfügung. Wir
beraten so, dass eine Zertifizierung durch den DFV möglich ist.

Leser: Hallo Herr John, mir ist es vor allem
wichtig, so wenig wie möglich Geld für die Auswahl der Software auszugeben. Kann
daher die Dokumentation der Geschäftsprozesse von meinen Mitarbeitern erledigt
werden?

Reinhard John: Das
ist ohne weiteres möglich. Sie erhalten dann eine Schulung für die
Dokumentationssoftware und können dann in Arbeitsgruppen Stück für Stück die
Prozesse erfassen. Allerdings ist nach unserer Erfahrung das
Optimierungsergebnis dann nicht so zufrieden stellend. Jeder von uns neigt ja
dazu die gewohnten Arbeitabläufe erst einmal beibehalten zu wollen. Darüber
hinaus kennt ja Ihr Mitarbeiter nur Ihr Unternehmen, weiß also nicht wie die
gleichen oder ähnliche Aufgaben in anderen Unternehmen der gleichen Branche
durchgeführt werden. Da kann ein externer Berater wichtige Anstöße liefern

Leser: Bisher reicht uns ein gedrucktes
Handbuch völlig aus. Warum sollten wir auf eine computergestützte Version
umsteigen?

Reinhard John: Das
Handbuch stellt ja eine Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse dar. Einige
Anforderungen daran sind besonders wichtig: es muss vollständig, aktuell und gut
lesbar sein. Durch die ja schon in diesem Chat etwas früher beschriebene Methode
der Prozesserhebung mittels Grafiksoftware können Sie die Vollständigkeit
gewährleisten. Die Aktualität hängt sehr stark mit der Änderungsfreundlichkeit
des Handbuches zusammen. Wie auch schon in unserer Online-Dokumentation
dargestellt können Sie die Auswirkungen von Änderungen an einer Stelle auf den
gesamten Prozess sofort erkennen. Darüber hinaus sind die Änderungen am
Bildschirm sehr schnell durchführbar. Durch die direkte Verknüpfung mit dem
Handbuch erhalten Sie auf einen Mausklick hin, sofort den aktuellen Text.
Darüberhinaus können Sie es in Ihr Intranet stellen.

Leser: Momentan nutzen wir verschiedene
Anwendungs-Software. In der Regel funktioniert das, jedoch finden sich in den
Prozessen immer mal wieder Lücken. Können Sie das durch ihre Methode
ausschließen?

Reinhard John: JA.
Sollte z. B. Ihre Software mit anderen zugekauften Programmen nicht wie
gewünscht die erforderlichen Daten austauschen und Doppelarbeiten notwendig
werden, ist es ohne weiteres möglich, mit dem hier vorgestellten Verfahren die
schon einmal eingeführte Software zu vergleichsweise geringen Kosten zu
optimieren. Die Basis für diese Softwareoptimierung ist die Dokumentation und
Optimierung der betroffenen Geschäftsprozesse. Danach entscheiden Sie auch unter
Wirtschaftlichkeitsaspekten ob eine reine Veränderung der Einstellung der
vorhandenen Software, die Ergänzung der Software durch weitere Standortmodule
oder die individuelle Programmierung bestimmter Anforderungen durchgeführt
werden soll.

Leser: Guten Tag Herr John! Soll der
DFV-System-Check wirklich Pflicht für Mitglieder werden? Wird eine solche
Vorgabe nicht eine erneute Austrittswelle in Gang setzen?

Reinhard John: Im
Allgemeinen git so denke ich je größer die Hürde für eine Mitgleidschaft ist
desto mehr wert hat sie. Ob nun die System-Check tatsächlich ein brauchbares
Instrument dafür ist, wird die Nachfrage danch entscheiden. Das Bemühen des
Verbandes um einen Qualitätsstandard sollte man jedoch anerkennen.

Leser: Ich bin Geschäftsführer eines kleineren
Unternehmens und stehe gerade vor der Frage der Softwareauswahl. Kann ich mir
denn Ihre Methode überhaupt leisten?

Reinhard John: Wir
sind davon überzeugt, dass Sie die Kosten durch die Beratung durch die
Einsparungen beim Erwerb und bei der Installation mehr als ausgleichen können.
Wir beraten Herstellerunabhängig. Die sonst übliche Provisionszahlung der
Berater entfällt. Die können wir für Sie bei den Vertragsverhandlungen bei den
Softwareherstellern geltend machen. Darüber hinaus erhalten Sie ja das Angebot
von 5 vergleichbaren Produkten. D. h. alle 5 sind nahezu gleich gut für Sie
geeignet. Allen 5 Anbietern ist dies bekannt, so dass Sie eine gute
Verhandlungsposition bezüglich des Preises haben. Der ersparte Ärger, die
ersparten Einnahmeausfälle wegen der Installation einer nicht geeigneten
Software etc. sind nur schwer zu bewerten aber sie stehen auch auf der Haben
Seite. So dass die Frage bleibt können Sie es sich leisten, unsere Methode nicht
ernsthaft auf die Tauglichkeit für Ihr Unternehmen zu prüfen?

Leser: Warum wird für die deutsche
Franchise-Wirtschaft eine eigene Zertifizierung auf DIN-Basis entwickelt, statt
auf die international anerkannte ISO-Normen zu setzen? Schon wieder ein
deutscher Sonderweg?

Reinhard John: Sehr
geehrter Teilnehmer, ja vielleicht, aber wir haben ja auch bei den deutschen
Banken eine spezielle Situation. M.E. ist die Zertifikation gerade für die
Finanzierung der FN wichtig. Die Regeln wurden ja auch in Zusammenarbeit mit
einzelnen Instituten aufgestellt.

Leser: Warum wird die Software denn per
Computer ausgewählt?

Reinhard John: Aus
Ihrem geschäftlichen Umfeld wissen Sie, dass es immer dann sinnvoll ist,
Computer einzusetzen, wenn man mit großen Datenmengen zu tun hat. Mehrere
Tausend Unternehmen bieten in Deutschland ihre Softwareprodukte an. Selbst wenn
man die einzelnen Branchenlösungen getrennt betrachtet sind es teilweise einige
Hundert verschieden Produkte die auf die Tauglichkeit für Ihr Unternehmen
getestet werden müssten. Da kommen die Vorteile des Computers, nämlich in kurzer
Zeit große Datenmangen zu verarbeiten voll zur Geltung.

Leser: Inwieweit können Sie mich bei der
Erstellung eines Handbuches unterstützen?

Reinhard John: Sehr
geehrter Teilnehmer, Wir können Ihre Geschäftsprozesse in der Weise
dokumentieren, dass Sie ohne große Mehrarbeit daraus quasi automatisch Ihr
Handbuch erstellen können. Wir stellen Ihnen die dafür notwendige Software zur
Verfügung und unterstützen Sie bei der Anwendung.

Leser: Könnnen Sie mir bitte erklären, wie ich
mit Ihrer Methode meine Software opitimieren kann?

Reinhard John: Sehr
geehrte Teilnehmerin, schauen Sie bitte weiter oben bei der nach den
Anwendungslücken. Ich denke, das gleiche gilt auch in Ihrem Fall.

Leser: Wer übernimmt die Integration der
Software in ein bereits bestehendes Intranet? Mit welchem Aufwand ist dies
verbunden?

Reinhard John: Sehr
geehrter Teilnehmer, das organisieren wir für Sie. Der Aufwand ist im
Allgemeinen gering, das wir nur mit Standardsoftware arbeiten. Genauere Aussagen
lassen sich aber nur nach Kenntnis Ihres Systems machen. Bei Interesse mailen
Sie mich einfach an.

Leser: Bietet Ihre neue Methode der
Handbucherstellung auch irgendwelche Vorteile für Franchisegeber, die bereits
über elektronische Handbücher verfügen?

Reinhard John: Sehr
geehrter Teilnehmer, nun kommt es darauf an in welcher Form das Handbuch bei
Ihnen Vorliegt. Sind es lediglich Textdokumente, die auf elektronischen Weg den
FN zur Verfügung gestellt werden oder aber liegt es in einer grafischen Form mit
angehängter Datenbank vor, wie weiter oben beschrieben? Fragen wie
Änderungsfreundlichkeit und damit Aktualität, Vollständigkeit etc. hängen mehr
von der Erstellungsweise als von der Veröffentlichungsmethode ab. Da setzt
unsere Vorgehensweise an.

Leser: Meinen Sie, dass eine den Banken
unbekannte DIN-CERTCO-Zertifizierung sich wirklich positiv auf das Rating gemäß
Basel II auswirken wird?

Reinhard John: Natürlich nicht. Es ist ja erstmal der erste Schritt. Als nächstes muß
sich der Verband natürlich auf oberters Ebene mit den Banken Aueinandersetzen.
Wir haben da schon versucht etwas zu bewegen. Sehen Sie bitte in unserer Online
Doku (http://cms.franchiseportal.de/ITmaxxCMS/chat_john/start.html) den Verweis
auf unsere Veranstaltung mit dem DFV und Bankenvertretern „Behindern die Banken
die Entwicklung der Franchisewirtschaft“

Leser: Worauf sollten Franchisegeber bei der
Software-Auswahl achten?

Reinhard John: Ausgangspunkt ist die Dokumentation Ihrer Geschäftsprözesse. Nach der
Optimierung dieser Prozesse suchen sie dann nach einer Standardsoftware, die so
viel wie möglich Ihrer Abläufe abbildet. Suchen Sie auch außerhalb des engen
Marktes der Spezialanbieter für Franchiseunternehmen. Im Allgemeinen sind
Hersteller immmer bereit, Anpassungen an die besonderheiten der Fracnhising
vorzunehmen, sie haben eine größere Auswahl und besser Preise. Gehen Sieimmer
von den Prozessen zur Software und nicht umgekehrt.

Leser: Gibt es eine Demo-Version für die
computergestützte Handbucherstellung? Wo liegt der Preis?

Reinhard John: Sehr
geehrter Teilnehmer, gerne führen wir Ihnen die computergestützte Erstellung
eines Handbuches vor und nennen Ihne auch dann einen Preis.

Leser: Wo liegt der Unterschied zwischen dem
System-Check des DFV und dem Prüfsiegel des DFNV?

Reinhard John: Sehr
geehrter Teilnehmer, der DFV system-check stellt eine Basisqualität sicher. Er
muss alle 3 Jahre wiederholt werden und Sie bekommen eine kurzgutachterliche
Stellungnahme des DFV. Diese Vorgehensweise ist wissentschaftlich abgesichert
entwickelt worden und mit den BAnken abgesprochen. Inwieweit dies bei dem
Prüfsiegel des DFNV so durchgeführt wurde entzieht sich meiner Kenntnis. Beide
haben das Ziel eine Positivliste seriöser Franchissysteme aufzustellen.

Leser: Die Kosten der
DIN-CERTCO-Zertifizierung sind für uns indiskutabel. Gibt es künftig einen
Rabatt für DFV-Mitglieder?

Reinhard John: Sehr
geehrter Teilnehmer, ob er gewährt wird hängt wohl mit der Nachfrage zusammen.
Wenn der Verband an einem Qualitätsstandard interessiert ist, wird er alles tun
um möglichst viele Checks durchzuführen. Da sind sie als Mitglied gefragt, Druck
auf Ihren Verband auszuüben.

Leser: Wie kann ich sichergehen, dass die
Ausschreibung auch tatsächlich branchenweit durchgeführt wird und nicht nur die
Softwarehersteller angeschrieben werden, die die höchst Vermittlungsprovision
zahlen?

Reinhard John: Sehr
geehrter Teilnehmer, Sie meinen sicherlich die Ausschreibung für eine Software
mit Hilfe Ihre Pflichtenheftes. Keiner der an der Softwareauswahl beteiligten
Beratungsunternehmen erhält eine Vermittlungsprovision von den
Softwareherstellern. Das ist ein wichtiges Prinzip unserer Arbeit. Nur so können
Sie sichergehen, dass auch wirklich die passende Software ausgewählt wird.
Darüber hinaus können sie die Ausschreibung in einem geschützten Bereich des
Internet live miterleben. Sie erhalten die volle Transparenz des gesamten
Verfahrens

Leser: Kann ich meine bisherige Software
behalten und trotzdem Ihre Methode nutzen? Wie aufwändig ist denn die Methode?

Reinhard John: Sicher! Wenn etwas nciht mehr so läuft wie früher oder die Anforderungen
größer geworden sind, sollten Sie auch Ihe Geschäftsabläufe anschauen und
optimieren. Danach schauen Sie, ob Ihre vorhandene Software durch
Einstellungsänderungen, durch Ergänzungen mit weiteren Stanardmodulen oder durch
individuelle Programmierung wieder auf den neuesten Stand gebracht werden kann.
Das könnte weniger aufwändig sein als der Erwerb einer neuen Software.

Leser: Guten Tag! Soll jedes Franchisesysteme
eigene Ausschreibungen für die Auswahl der Standardsoftware vornehmen oder
wollen Sie es bündeln? Meines Erachtens sind die meisten Systeme zu klein als
dass sich der Aufwand lohnt.

Reinhard John: Sehr
gehrter Teilnehmen, das ist ein guter Gedanke und wurde auch schon in anderen
Bereich so umgesetzt. Mit Hilfe solch eines Verbundprojektes spart man nicht nur
Kosten, sondern die Unternehmen lernen auch bei der Prozessoptimierung
voneinander. Darüberhinaus hat man eine Gute Verhandlungsposition gegenüber den
Softwareherstellern. Mailen Sie mich doch mal an und wir können gemeinsam
überlegen wie wir einige Ihrer Kollegen mit ins Boot holen.

Leser: Hallo, wir sind bisher nicht Mitglied
im DFV. Warum sollten wir uns einem solchen System-Check unterwerfen? Wo liegen
unsere Vorteile?

Reinhard John: Der
Idee des Checks liegen drei Hauptgedanken zu Grunde: Keine ausdrückliches
Franchiserecht in D, Kein franchisespezifisches Wissen bei den Banken erschwert
die Finanzierung und gerade bei kleinen Systemen zu geringer Werbeetat um die
Seriösität der Öffentlichkeit zu vermitteln. Das Heiß die Vorteile könnten bei
der Gewinnung von FN und der Finanzierung sowohl des Franchisegebers als auch
der FN liegen. Wir empfehlen eine Zertifizierung nicht umbedingt aber unsere
Beratung bezieht immer diese Richtlinien mit ein.

Leser: In den Unterlagen von DIN-CERTCO ist
von Betriebsfranchising und Abteilungsfranchising die Rede? Was soll das
sein?

Reinhard John: Sehr
geehrte Teilnehmerin, es wird dabei unterschieden, ob der gesamte ehemalige
Geschäftsbetieb des Franchisgebers als Franchisesystem aufgelegt wird oder aber
nur vom Unternehmen für eine Produkt oder eine Produktgruppe das Franchising als
Vertriebskanal gewählt wird. Daraus ergeben sich unterschiedliche
Anforderungen.

Leser: Ein konkretes Beispiel: Wir suchen die
für uns am besten geeignete CRM-Software, um unsere Kunden intensiver und
gezielter Bearbeiten zu können. Welches Vorgehen schlagen Sie vor?

Reinhard John: Sehr
geehrter Teilnehmer: Ausgangspunkt unserer Überlegung ist wieder die exakte
Erfassung ihrer Wünsche an so ein System, Dies geschieht mit Hilfe einer
kinderleicht zu bedienenden Grafiksoftware mit einer damit verbundenen
Datenbank. Nach der Aufnahme der Wünsche optimierren Sie die Abläufe, klären die
Schnittstellen und gewichten Sie die Anforderungen. (must have, nice to have
etc.) Dieses nun maschinenlesbare Pflichtenheft wir dann von unseren CRM
Experten überarbeitet und 20 k.o Vorfragen zusemmengestellt. Diese werden dann
einer gößeren Auswahl von Softwareherstellern zur Verfügung gestellt. Diese
entscheiden dann ob Sie an der Ausschreibung teilnehmen oder nicht. Der
Hersteller bekommt also auch alle Ihr speziellen Anforderung und wünsche auf den
Tisch und muß nun im einzelnen Beantworten, ob er es kann, ob es möglich ist, es
zu programmmieren und vieviel es Kostet. Dies ist natürlich nur die Kurzform der
Vorgehensweise. Mailen Sie mir genaue Info und sie erhalten eine ausführlich
Vorgehensbeschreibung.

Reinhard John: Vielen Dank für Ihr rege Teilnahme, Für weitere Fragen stehe ich Ihnen
gerne unter meiner Mailadresse (PlanConsult.Berlin@t-online.de) zur
Verfügung

Reinhard John
Reinhard John
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