Ratgeber & Podcast

für Franchisezentralen

Ideen-Management als Chance für Franchisesysteme

Stefan Neumann: Guten Morgen, ich
begrüße Sie ganz herzlich zu unserem heutigen Chat-Gespräch. Das
Ideen-Management wird bereits in vielen Industrie- und mittelständischen
Unternehmen erfolgreich umgesetzt. Im Franchising findet es man aber noch
selten. Daher freue ich mich auf Ihre heutigen Fragen zum Ideen-Management. Es
grüßt Sie ganz herzlich, Ihr Stefan Neumann.

Leser: Guten Morgen Herr Neumann: Worin
unterscheidet sich das moderne Ideenmanagement vom klassischen Vorschlagswesen?

Stefan Neumann: Das klassische
Vorschlagswesen ist in der Regel passiver Natur. Man warten im Allgemeinen
darauf, dass eine Idee oder ein Verbesserungsvorschlag herangetragen wird. Beim
Ideen-Management benutzt man die aktive Methode: durch spezielle Techniken
werden die im Stillen vorhandenen Ideen von den Partnern oder den Mitarbeitern
der Franchise-Zentrale herausgearbeitet.

Leser: eine weitere Frage, Herr Neumann: was
ist damit gemeint, „Ideen entwickeln – Ideen umsetzen“? Gilt das für die
Franchise-Zentrale oder für unsere Partner?

Stefan Neumann: Wenn Sie eine Zentrale
mit mehr als 2 Mitarbeitern haben, können Sie ein Ideen-Entwicklungs- und
Umsetzungskonzept sehr wohl auch innerhalb Ihrer System-Zentrale durchführen. Im
Rahmen einer ERFA-Tagung, an der mehrere Partner zusammenkommen, ist solch ein
Verfahren aber ebenfalls sehr effizient.

Leser: Hallo Herr Neumann. Welche Ziele und
Aufgaben hat das Ideen-Management?

Stefan Neumann: Ich fange mit den
Aufgaben an: Ich habe in den bisherigen Projekten stets die Erfahrung gemacht,
dass in den Köpfen von Mitarbeitern zahlreiche Ideen schlummerten, die dem
Unternehmen sehr genützt hätten, wenn man einen Weg gefunden hätte, diese
freizusetzen. Oft blieben diese den Unternehmen verborgen. Wenn man darauf
aufbauend gegenüber den Mitarbeitern oder Partnern bestimmte zu erreichende
Unternehmensziele formuliert, so kann man gezielt Ideen entwickeln, die dann zum
Erreichen des o.g. Unternehmenszieles dienen. Das ist äußerst effizient und
bringt für beide Seiten Vorteile.

Leser: Moin, Moin: Wie wird das
Ideenmanagement in das umfassendere Innovationsmanagement bzw.
Qualitätsmanagement eines professionell geführten Franchise-Systems
eingebunden?

Stefan Neumann: Moin, das kommt darauf
an, welche Komponeneten Sie bereits in Ihrem Innovationsmanagement eingebaut
haben. Es hat sich als sehr fördernd herausgestellt, wenn man das
Ideen-Management Projekt- oder Unternehmensziel bezogen einsetzt. Wenn man
mehrere Projekte erfolgreich damit umgesetzt hat, entwicklet sich ein
interessanter Automatismus bei der Erarbeitung von Ideen und
Verbesserungsmaßnahmen, so dass man dann einen firmenindividuellen Weg finden
wird, um diesen Selbstläufer in strukturierter Form in das bestehende
Qualitätsmanagement einzubinden.

Leser: Wie lässt sich das Ideenmanagement denn
konkret zur Förderung von Innovationen einsetzen?

Stefan Neumann: Ich empfehle den Aufbau
eines kleinen Projektes mit für alle Beteiligten transparenten Zielsetzungen.
Was sich weniger effektiv gezeigt hat, waren beispielsweise Projekte mit
unspezifischen Titeln, wie „TOP-2009“, oder „-Pro“. Viel
besser ist es, Projektziele zu definieren, bei denen sich sowohl das Unternehmen
als auch die Mitarbeiter oder Partner wiederfinden. Z.B. „Ziel ist die
Umsatzsteigerungen in unserer Produktgrupe xyz und gleichzeitig die Reduzierung
der für die Partner hinderlichen Arbeitsabläufe beim Bestellwesen“. Diese
Verfahrensweise hat sich in all unseren Projekten stets bewährt und hat beiden
Seiten Vorteile verschafft.

Leser: Sehr geehrter Herr Neumann, gleich 2
Fragen: Welchen Wert ziehe ich aus einem Ideen Management. Gibt es sinnvolle
Abläufe, die man berücksichtigen sollte?

Stefan Neumann: Da es im Franchising
hierfür keine mir bekannten Zahlen gibt, kann ich Ihnen hier nur von unseren
Erfahrungen in Industrie- und mittelständischen Unternehmen berichten. Durch ein
ernsthaft durchgeführtes Ideen-Management können Kosteneinsparungen im
zweistelligen %-Bereich erzielt werden. Auch die Steigerung der
Performance-Leistung von Mitarbeitern kann vergleichbare Werte erzielen, das
hängt aber ein Stück weit davon ab, wie lange das letzte – ich nenne es mal
„Optimierungsprojekt“ – durchgeführt wurde und wie stark sich die Firmenleitung
wirklich hiermit identifiziert. Der Ablauf ist nahezu bei allen Projekten zum
Ideen-Management vergleichbar: 1. Festlegen, an welchen Stellen des Unternehmens
der größte Handlungsbedarf besteht, 2. Formulierung der gewünschen Zielsetzungen
(sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter bzw. Partner), 3.
Werkzeuge und Zeitplan festlegen, 4. Mitarbeiter und/oder Partner informieren,
5. loslegen und 6. durch Umsetzungsplan sicherstellen, dass die entwickelten
Maßnahmen auch umgesetzt werden, 7. Erfolge kommunizieren.

Leser: Brauchen wir im Franchising einen
Ideenmanager? Wer koordiniert andernfalls das Ideenmanagement? Wer ist alles am
Ideenmanagement beteiligt?

Stefan Neumann: Ja, Sie brauchen eine
Person, die mit den Beteiligten die Ideen herausarbeitet, dabei hilft, die Ideen
transparent zu machen und dabei unterstützt, dass die Ideen auch umgesetzt
werden. Wie auch immer Sie diese Funktion nennen, die Person muss
kommunikationsstark und offen für Neuerungen sein. Beteiligen Sie bitte
möglichst viele Personen, die zu den gewünschten Zielen etwas beitragen können.
Aber auch von „Out-sidern“ können richtig gute und umsetzbare Ideen kommen. Das
sollten Unternehmen nie unterschätzen.

Leser: Wie sorge ich als Franchisegeber in
meinem System für eine Kultur, in der dauerhaft neue Ideen gedeihen?

Stefan Neumann: Das ist eigentlich gar
nicht so schwer. Wenn Sie in der Vergangenheit stets offen waren, egal, ob es
dabei um angenehme oder unangenehme Themen ging, wird man Ihnen immer ein
gewisses Maß an Vertrauen entgegen bringen. Wenn Ihre Mitarbeiter erkennen, dass
Ihnen ihre Ideen wichtig sind und Sie die sinnvollen Ideen auch umsetzten bzw.
umsetzen lassen, dann erhalten Sie recht schnell den gewünschten Automatismus.

Leser: ergänzend zu meiner letzten Frage: Ist
Ideenmanagement eher ein Thema für die Unternehmensphilosophie oder gehört es
operativ umgesetzt in die Stellenbeschreibung jedes Mitarbeiters?

Stefan Neumann: Bitte, bitte keinen
unnötigen Formalismus betreiben. Was auch immer Sie in eine Stellenbeschreibung
aufnehmen, dadurch wird keine einzige Idee generiert. Wie Sie aber richtig am
Anfang anführten, machen Sie Ideen-Management nach Möglichkeit zur
Unternehmensphilosophie, und eines Tages werden Sie gar nicht mehr merken, dass
Sie ein Ideen-Management implementiert haben, denn dann gehört die Entwicklung
und Umsetzung von Ideen fast genauso selbstverständlich zum Arbeitsalltag wie
die Bearbeitung der Eingangspost.

Leser: Auf welche Softwarelösungen können sich
Franchise-Unternehmen bei der Einführung eines professionellen Ideenmanagements
stützen? Welche können Sie besonders empfehlen?

Stefan Neumann: Ich kann Ihnen hierbei
aus meiner rd. 10jährigen Erfahrung als DV-Leiter nur ganz warm ans Herz legen:
Weniger DV-Lösungen und viel mehr direkt-menschliche Kommunikation, das wird Sie
nach vorne bringen. In unseren Projekten arbeiten wir mit Excel. Das reicht
vollkommen. Es ist für jedermann ohne viel Schwierigkeiten handhabbar und lenkt
nicht von den eigentlichen Aufgaben ab.

Leser: Sieht das Ideenmanagement Belohnungen
für Mitarbeiter vor, wenn deren Idee zu einer Verbesserung oder Innovation
führt?

Stefan Neumann: Wenn Sie materielle
Belohnung meinen, so habe ich die Erfahrung gemacht, dass diese – anders als im
klassischen vorschlagswesen – nicht zu empfehlen sind. Sie sind auch nicht
förderlich, sondern schüren eher Neid und Missgunst. Da wir mit den Unternehmen
immer Projektziele definieren, die für beide Seiten eine Nutzen haben, ersparen
Sie sich die Probleme, die Sie mit der Gewährung von materiellen Belohnungen
erhalten würden.

Leser: Wie lassen sich die Ideen und
Vorschläge unserer Franchisenehmer, Mitarbeiter und Kunden effizient in den
Prozess des Ideenmanagements integrieren?

Stefan Neumann: Am besten, Sie legen
einen für Ihr Franchise-System sinnvollen Ablauf fest. Da hilft Ihnen sicherlich
auch Ihr Franchisenehmer-Beirat. Dieser Ablauf muss nicht in Stein gemeißelt
sein, sondern gibt allen Beteiligten eine sinnvolle Orientierung. Um ein
gewisses Formularwesen werden Sie sicherlich nicht herumkommen, aber auch hier
ist die Devise: Weniger ist mehr. Machen Sie es allen Beteiligten so einfach wie
möglich; Ihren Kunden, Ihren Partnern und Ihren Mitarbeitern, und geben Sie
ihnen regelmäßig und zeitnah Feedback, was mit ihren Ideen passiert ist. Egal,
ob Sie die eine oder andere Idee umsetzen wollen oder nicht, eine kurzzeitige
Rückmeldung sorgt dafür, dass Sie auf die nächste Idee sicherlich nicht lange
warten müssen.

Leser: Guten Morgen Herr Neumann. Gibt es
Themenbereiche oder Mitarbeiter, die vom Ideenmanagement ausgenommen werden
sollten?

Stefan Neumann: Grundsätzlich würde ich
versuchen, keinen Mitarbeiter auszuschließen, es sei denn, er oder sie wird das
Unternehmen in Kürze verlassen. Ideen-Projekte, die dazu führen, dass
Mitarbeiter entlassen werden, halte ich für sehr kritisch. Interessant ist aber
auch, dass Ideen-Management-Projekte nicht nur auf Mitarbeiter-Ebene, sondern
auch auf Vorstand-/Geschäftsführer-Ebene sehr nutzbringend sind. Aufgrund der
möglichen vertraulichen Themen sollte die Transparenz der erarbeiteten Maßnahmen
aber eingeschränkt sein.

Leser: Welche Art von Ideen sollen im
Franchise-Unternehmen generiert, gesammelt und ausgewählt werden?

Stefan Neumann: Ich kann kann nur
empfehlen, die Arten und Formen von Ideen NICHT einzuschränken. Sammeln Sie ALLE
Ideen, die dazu führen können, dass Ihr Unternehmen einen Sprung nach vorne
macht. Entscheiden Sie dann später, welche von diesen Ideen von Ihnen sofort
oder etwa später umgesetzt werden. Und speichern Sie auf alle Fälle diejenigen
Ideen, die Ihnen zum heutigen Tage nicht umsetzbar erscheinen. Wir haben
manchmal beim Durchblättern „alter“ Ideen einige Anregungen gefunden, die mit
ein paar Abänderungen zum heutigen Zeitpunkt richtig nützliche Verbesserungen
hervorgebracht haben.

Leser: Wie stellt man sicher, dass wirklich
alle Vorschläge über Partnerbetreuer oder Vorgesetzte weitergeleitet werden?

Stefan Neumann: Wenn Sie als
Mitteilungsmedium E-Mails verwenden, so lassen Sie die relevante Stelle stets in
CC: mit aufnehmen. Sie können auch bei Ihren Partnertreffen einen Tagungspunkt
„Ideen-Präsentation“ einbauen. Und, Sie können bei Ihren
regelmäßigen/unregelmäßigen Gesprächen mit Ihren Franchise-Partnern fragen, ob
die von Ihren Partnern eingereichten Ideen in der Vergangenheit zügig
beantwortet wurden. Mit dieser Vorgehensweise dokumentieren Sie persönlich
gegenüber Ihren Partnern (aus meiner Sicht am besten), dass es Ihnen wichtig
ist, was mit den Ideen Ihrer Partner passiert.

Leser: Kann das Ideenmanagement von der
Geschäftsleitung aus thematisch – z.B. mit Sonderprämien – gesteuert werden,
wenn auf bestimmten Gebieten erhöhter Innovationsbedarf herrscht?

Stefan Neumann: Hm, wie ich schon oben
bereits erwähnt habe: Ich bin überhaupt kein Freund von Geldprämien. Wohl aber
immaterielle Prämien, wie z.B. gesponserter Lehrgänge, die sowohl Ihnen als auch
Ihren Partnern nützen können. Wenn Sie ein bestimmtes Thema als besonders
dringlich einstufen, dann etablieren Sie hierfür am besten ein zeitlich
begrenztes Projekt (max. 3 Monate) und machen dies zur „Chef-Sache“. Eine
erfolgversprechende Vorgehensweise habe ich oben kurz angedeutet. Sie werden
sehen, dass Prämien nicht zwingend erforderlich sind.

Leser: Gibt es weitere immaterielle
Motivationstechniken, um die Kreativität der Beteiligten zu fördern?

Stefan Neumann: Ja, ganz klar! Und es
ist gar nicht so schwer! Fragen Sie sich am besten zuerst selbst, was Sie selber
motivieren könnte. Noch vor dem Geld stehen Anerkennung oder die Reduzierung
hinderlicher oder vermeidbarer Arbeitsabläufe ganz oben auf der Liste. Wenn Sie
diese beiden Themen geschickt aufgreifen, haben Sie die größten
Motivationsfaktoren für sich bereits gewonnen. Und dies gilt aus meinen
Erfahrungen heraus unabhängig der Unternehmensgröße, der Hierarchie und der
regionalen Herkunft der beteiligten Personen.

Leser: Welche Messgrößen gibt es, um die
Effizienz des internen Ideenmanagements regelmäßig zu prüfen?

Stefan Neumann: Es hat sich stets
bewährt, wenn Sie die Einsparungen und Effizienzsteigerungen Ihrer umgesetzten
Ideen auf einfache Weise dokumentieren (Excel ist dafür mehr als ausreichend).
Vorzugsweise in EUR für Umsatzsteigerungen und Kostenreduzierungen bzw.
„Personentage“, die für optimierte Geschäftsabläufe eingespart werden konnten.
Was Sie nur schwer beziffern können, ist sicherlich die Steigerung der
Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter / Franchise-Partner mit der Systemzentrale.
Gegenzurechnen währen die Adminstrationskosten. Eine spezielle Software
benötigen Sie nicht, denn die meisten Unternehmen haben an irgendeiner Stelle
MS_Excel im Einsatz. Verbleibt der Aufwand für die Kommunikation mit Ihren
Partnern. Wenn Sie dies gegenrechnen, kann ich das Ergebnis von hier aus nur
schwer abschätzen. Da Sie aber sicherlich ohnehin regelmäßig mit Ihren Partnern
kommunizieren werden, gilt hier eher, die Themen entsprechend zu ändern, so dass
auch hier auf längere Sicht keine allzu hohen Kosten anfallen dürften.

Leser: Bei uns war Ideenmanagement noch nie
ein Thema! Unsere Ideenvielfalt führe ich auf Intuition, Flexibilität und
Kundenorientierung der Verantwortlichen zurück. Würden wir diese Stärken mit
einer „Institutionalisierung“ nicht gefährden?

Stefan Neumann: Bitte, bitte bewahren
Sie sich Ihre bestehende Unternehmensphilosophie. Intuition wird noch von so
vielen Chef-Etagen unterschätzt und vernachlässigt. Beim Ideen-Management geht
es aber vielmehr um eine zielgerechte und zeitnahe Herausarbeitung von Ideen-
und Maßnahmen, die Ihnen und Ihren Kunden helfen können. Ideen-Management ist
ein pro-aktives Instrument, mit dem Sie die bei Ihnen vorhandenen Stärken
sicherlich noch gezielter und effiktiver einsetzen können. Da bin ich mir ganz
sicher.

Leser: Den Einsatz von Excel erscheint mir für
diesen Zweck sehr zeitaufwendig! Was halten Sie von einer Wiki-Software zur
Sammlung und Bewertung von Ideen?

Stefan Neumann: Wenn Sie jemanden
haben, der sich im Aufbau einer Wiki-Landschaft auskennt, nur zu. Aber bei
Auswertungen, Summierungen oder Vergleichen kann ich mir Wiki nur bedingt gut
vorstellen. Dennoch, wenn es für Ihre Zwecke genügt, dann ist es vollkommen o.k.
. Wenn machbar, würde ich mich sehr freuen, wenn Sie mir diese Lösung eines
Tages vorstellen könnten. Vielleicht eröffnen sich dadurch ganz andere Wege :-).

Leser: Welche Kreativitätstechniken eignen
sich für das Ideenmanagement in Unternehmen?

Stefan Neumann: Unsere besten
Erfahrungen haben wir mit der so genannten „Optimierungs-Moderation“ gemacht.
Das ist aus meiner Sicht effektiver als z.B. „Brainstorming“ oder ähnliche
Vorgehensweisen. Die Optimierungs-Moderation sorgt dafür, dass als Urheber der
herausgearbeiteten Ideen immer der jeweilige Mitarbeiter oder Geschäftsführer
steht und nicht der Moderator. Dies sorgt u.a. dafür, dass die erarbeiten
Maßnahmen schnell umgesetzt werden und das Unternehmen schnell von den Ideen
profitiert.

Leser: Herr Neumann, wie gehen Sie bei der
Bewertung des Potentials einer Idee vor?

Stefan Neumann: Die Nutzen-Berechnung
lassen wir anfangs durch den Mitarbeiter durchführen; wohlwissentlich, dass es
hierbei Abweichungen geben kann. Dann wird die Idee präsentiert und von der
Geschäftsleitung kurz nachgerechnet. Nicht selten ist der erwartete Nutzen höher
als anfangs ermittelt. Dann werden selbstverständlich etwaige erforderliche
Innovationskosten abgezogen. Ein ROI von unter einem Jahr sollte dabei
angestrebt werden. Zuguterletzt ist die zu erwartende
Realisierungsgeschwindigkeit ein wichtiger Faktor. Ideen mit einer zeitnahen
Umsetzung werden nach Möglichkeit vorgezogen. Zum einen wird dadurch die
Umsetzungskompetenz der beteiligten Personen verbessert und zweitens werden
somit auch die längerfristigen Ideen realisiert, für die man einen längeren Atem
benötigt. Denn die ersten Umsetzungserfolge hat man ja bereits erzielt.

Leser: Ist ein zeitlich begrenzter
Ideenwettbewerb Erfolg versprechender als ein ständiger Prozess? Wird das
Ideenpotential bei einer wechselnden Besetzung einer Arbeitsgruppe besser
angezapft?

Stefan Neumann: Von einem Wettbewerb
würde ich nicht sprechen wollen. Das Ideen-Manangement beginnt immer mit einem
klar definiertem Teilprojekt und einer zeitlichen Begrenzung. Danach wird das
nächste Projekt in Angriff genommen, vieleicht auch mit anderen Personen. Das
würde ich zum Beispiel sehr empfehlen. Den späteren ständigen Prozess muss dann
aber die Geschäftsleitung durch neue zu erreichende Zielsetzungen am Laufen
halten.

Leser: Kann das Ideenmanagement auch dafür
genutzt werden, die Identifikation der Beteiligten mit ihrem Franchisesystem zu
erhöhen?

Stefan Neumann: Ganz klare Antwort: Ja!
Egal, ob Franchise-Partner oder Mitabeiter: wenn meine Meinung als
Mitarbeiter/Partner nicht nur gefragt ist, sondern ich meine „Handschift“ auch
im Unternehmen wiederfinde (und sei es auch nur die Umsetzung einer kleinen
Idee), dann trägt dies dazu bei, dass auch die Partner und Mitarbeiter
empfinden, es sei auch ihr Unternehmen. Und der eine oder andere wird dies sogar
gegenüber Dritten in ähnlicher Weise kommunizieren.

Stefan Neumann: So, an dieser
Stelle darf ich mich sehr herzlich für Ihre vielen Fragen bedanken. Ich wünsche
Ihnen allen mindestens den gleichen Erfolg, den andere Industrie- oder
mittelständische Unternehmen mit ihrem Ideen-Management erreicht haben und
hoffe, dass auch demnächst innerhalb der deutschen Franchising-Wirtschaft
vergleichbare Ergebnisse erzielt werden können. Ihr Stefan
Neumann

Stefan Neumann
Stefan Neumann
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