Ratgeber & Podcast

für Franchisezentralen

Controlling und Benchmarking zur Erfolgssteuerung

Waltraud Martius: Sehr
geehrte Chat-TeilnehmerInnen, Das Wort Controlling wird sehr oft falsch
verstanden und als Kontrolle interpretiert. Was hinter den Begriffen Controlling
und Benchmarking in erfolgreichen Franchisesystemen steht und wie Franchisegeber
und Franchisenehmer davon profitieren können, ist Thema des heutigen Chats. Ich
freue mich auf alle Ihre Fragen und Diskussionsbeiträge und stehe Ihnen nun zur
Verfügung. Herzlichst, Waltraud Martius

Leser: Guten Morgen, liebe Frau Martius: In
welchen Schritten gelangt ein junges Franchisesystem zu einem fundierten
Controlling-Konzept?

Waltraud Martius: Zunächst ist es
wichtig, die Erfolgsfaktoren des Betriebstyps zu erkennen und zu definieren. Mit
welchen Kennzahlen führe ich den Pilotbetrieb und in späterer Folge der
Franchisenehmer seinen Betrieb? Zu achten ist nicht nur auf
betriebswirtschaftliche Kennzahlen, sondern vor allen Dingen auf vertriebliche
Kennzahlen. Im Anschluss daran soll das Controlling in 2 Bereiche unterteilt
werden: 1. FN Einzelbetrachtung, 2. Gruppenbetrachtung. Und das Motto lautet wie
so oft: „Weniger ist mehr!“.

Leser: Sehr geehrte Frau Martius: Welchen
Nutzen bieten professionelles Controlling und Benchmarking für den
Franchisegeber?

Waltraud Martius: Schon in der
Europadefinition des Franchising steht, dass der FG dazu verpflichtet ist, dafür
zu sorgen, dass alle FNs sich systemkonform verhalten, damit das System und der
einzelnen FN geschützt sind. Regelmäßig zu wissen, wo der einzelne FN steht und
auch untereinander zu vergleichen, führt nicht nur dazu, dass der FG sein
Versprechen, nämlich einen erfolgreichen Betriebstyp zur Verfügung zu stellen,
nachkommen kann, sondern bringt auch den einzelnen FNs Erfahrungen aus dem
System und von den anderen FNs, die ihn erfolgreicher werden lassen.

Leser: Liebe Frau Martius: Welche Instrumente
erscheinen Ihnen für die Identifikation der systemtypischen Erfolgsfaktoren am
wirkungsvollsten?

Waltraud Martius: Hier gilt
wirklich das bereits oben zitierte Sprichwort;“Weniger ist mehr“. Meistens sind
Betriebe mit wenigen Kennzahlen zu führen. Vor allen Dingen mit
Vergleichszahlen, die unabhängig von Alter und Größe der Betriebe herangezogen
werden können. Zu Beginn reicht meistens eine gute Exceltabelle aus, ich bin
allerdings ein großer Freund von datenbankgestützten Controllingsystemen.

Leser: In welchen Zeitabständen sollten die
wichtigsten Kennzahlen bei den Franchise-Nehmern eingeholt werden?

Waltraud Martius: Das hängt sehr
vom jeweiligen Betriebstyp ab und wie schnelllebig die Branche ist.
Vertriebliche Kennzahlen sicherlich monatlich. Betriebswirtschafltiche
Kennzahlen, die sich nicht wesentlich ändern, reichen auch quartalsmäßig.

Leser: Meine Zusatzfrage: Welchen Aufwand
verursacht die Einführung von Controlling und Benchmarking in der
Systemzentrale?

Waltraud Martius: Meistens keinen
sehr großen Aufwand. Ein Tag Workshop, in dem Sie die wichtigsten Kennzahlen,
die Herkunft und die Auswertungen festlegen, am besten gemeinsam mit Ihrem
Beirat oder mit FN, falls es die schon gibt. Und dann hängt es davon ab, ob Sie
das zu verwendende Tool selber gestalten oder auf externe Spezialisten
zurückgreifen und ob Sie anfänglich mit Excel auskommen oder auf ein
datenbankgestützes Instrument zurückgreifen. Da sind allerdings dann den Kosten
nach oben wenig Grenzen gesetzt. 🙂

Leser: Wir haben einige Franchisenehmer im
deutschsprachigen Ausland, die wir bisher von der deutschen Zentrale aus
steuern. Halten Sie prinzipiell eine Anpassung des Leistungspaketes für
notwendig?

Waltraud Martius: Das hängt von
Ihrem Leistungspaket und dem Nutzen für Ihre FNs ab. Wenn Ihre FNs im
deutschsprachigen Ausland andere Tools brauchen, um erfolgreich zu sein, müssen
Sie Ihr Leistungspaket anpassen, z.B. im Marketing. Z.B. sind deutsche Texte in
Österreich oder der Schweiz oft nicht verständlich 🙂 Oder die Kostenpositionen
in der Wirtschaftsplanung (Personal, Mwst.)

Leser: Mit welchen Argumenten kann ich das
Controlling und Benchmarking meinen Partnern schmackhaft machen?

Waltraud Martius: Ausschließlich
mit dem Nutzen, den FNs daraus erzielen, d.h. Transparenz über Erfolg und
Misserfolg, lernen voneinander, Benchmarking, und das Zitat von Ray Kroc, dem
Begründer von McDonalds:“None of us is as good as all of us“. Sie sollten mit
einer kleinen Gruppe an FNs starten und die wesentlichen Kennzahlen erarbeiten
und das Controlling und Benchmarking mit dieser ausgewählten Gruppe umsetzen.
Wenn der Nutzen gegeben ist, „verkauft“ diese Gruppe es dann den anderen .:-)

Leser: Guten Morgen Frau Mag. Martius.
Erlauben Sie mir einige Frage, die vom heutigen Thema etwas abweichen: Gibt es
irgendwelche Besonderheiten beim Verkauf eines Franchise-Betriebes im Vergleich
zu nicht kooperierenden Einzelunternehmen? Muss der Franchise-Geber dem Verkauf
zustimmen? Ist wegen des begrenzten Entscheidungsspielraums des
Franchise-Nehmers mit einer Wertminderung oder wegen der Synergien innerhalb des
Franchise-Systems mit einer Wertsteigerung im Vergleich zu Einzelunternehmen zu
rechnen?

Waltraud Martius: Gerne beantworte
ich auch diese Fragen. In den meisten Fällen wird ein Franchisevertrag
persönlich abgeschlossen. Es hängt also zunächst von Ihrem Franchisevertrag ab.
Meistens ist es so formuliert, dass der FG einem Verkauf zustimmt, wenn der
Käufer dem Anforderungsprofil entspricht. Manchmal gibt es auch ein
Vorkaufsrecht des Franchisegebers. Ich denke, dass der Verkauf eines
Franchisebetriebes mehr wert ist, wenn der Käufer den Mehrwert, dass er Teil
eines Systems wird, erkennt.

Leser: Welche Hilfestellung sollten
Franchisegeber ihren Partnern im Ausland bei der Erstellung von Businessplänen
gewähren?

Waltraud Martius: Eine
professionelle Vorlage (meistens in Excel), mit der der FN seinen
Wirtschaftsplan für seinen Standort berechnen kann. Und diese Vorlage muss
natürlich auf das jeweilige Land von Ihnen bereits adaptiert sein.

Leser: Eignen sich „Balanced Score Cards“ als
ergänzendes Tool für das Controlling und Benchmarking in Franchisesystemen?
Welche Kompetenzen sind in der Systemzentrale für den Einsatz
erforderlich?

Waltraud Martius: Ja, die BSC
eignet sich schon. Sie sollten nur darauf achten, dass die Auswertungen nicht zu
mächtig werden und die Inhalte der BSC auf ihr System gut angepasst werden.

Leser: Welche Maßnahmen haben sich als
besonders erfolgreich erwiesen, um langjährige Franchise-Partner weiter an das
System zu binden?

Waltraud Martius: An erster Stelle
steht der wirtschaftliche Erfolg der FNs. Dann die partnerschaftliche Führung
und die Einbindung der FNs in die Weiterentwicklung des Systems, z.B. durch die
Etablierung eines Beirates. Aber auch neue Aufgaben für diese FNs, z.B.
Übernahme von Patenschaften bei neuen FNs oder Mentoringprogramme. Aber auch
Expansion mit weiteren Standorten ist ein Bindungsinstrument. In meinem Buch
„Fairplay Franchising“ finden Sie hierzu ganz viel Anregungen und Beispiele aus
anderen Systemen. (www.fairplay-franchising.com)

Leser: Gibt es irgendwelche zusätzlichen
Faktoren, die bei der Festlegung der Vertragsdauer im europäischen Ausland im
Vergleich zum Inland zu berücksichtigen sind? Benötigen wir einen Anwalt im
jeweiligen Land?

Waltraud Martius: Jeder
Franchisevertrag, auch wenn Sie den Vertrag nach deutschen Recht abschließen,
muss an das jeweilige zwingende nationale Recht angepasst werden. Dazu benötigen
Sie einen Rechtsanwalt des jeweiligen Landes. Gerne nenne ich Ihnen die
Spezialisten, wenn Sie mir dazu eine Mail extra senden. Die Laufzeit des
Vertrages kann gleich sein.

Leser: Macht es Sinn, langjährige
Franchise-Partner ab und zu an die Unterstützung zu erinnern, die sie in der
Aufbauphase sehr zu schätzen wussten?

Waltraud Martius: Diese Frage
würde ich gerne mit einer Gegenfrage beantworten: „Macht es in einer Ehe Sinn,
an die Verliebtseinphase zu erinnern?“. Nein, das macht nur Wehmut. Wichtig ist
es, in jeder Phase der Partnerschaft den Nutzen zu erkennen und die gegenseitige
Abhängigkeit zu akzeptieren. Dafür ist es gut, den Nutzen immer wieder
miteinander herauszuarbeiten und zu diskutieren. Ich habe dazu einen sehr guten
Vortrag über eine Studie zum Thema „Lebenszyklus einer Franchisepartnerschaft“,
den ich Ihnen gerne zusende, wenn Sie mir eine extra Mail dazu senden.

Leser: Halten Sie eine Gebührensenkung für
langjährige Franchise-Partner für sinnvoll, um sie im System zu halten? Unsere
Geschäftsführung befürchtet, dass die Ungleichbehandlung zu Auseinandersetzungen
unter den Franchisenehmern führen könnte.

Waltraud Martius: Das halte ich
nicht sehr sinnvoll, denn meistens bleiben die Leistungen ja gleich. Sinnvoll
erscheint mir eine Beschränkung bei Erreichung einer bestimmten
Umsatzgröße.

Leser: Wie unterscheidet sich strategisches
Controlling bei der Vorgehensweise von operativem Controlling?

Waltraud Martius: Eigentlich
betreiben wir im Franchising nur operatives Controlling. Wir schauen uns die
Kennzahlen monatlich bis maximal jährlich an.

Leser: Wie ich sehe, sind auch allgemeine
Fragen zum Franchising zulässig. Mich würde interessieren, Mich würde
interessieren, ob sich die kritische Berichterstattung in den Medien auch auf
das Image der funktionierenden Franchise-Systeme negativ auswirkt?

Waltraud Martius: Jede Frage ist
zugelassen 🙂 Ich denke nicht, dass es auf Dauer eine negative Auswirkung auf
die erfolgreichen, bekannten Franchisesysteme hat. Allerdings werden die weniger
bekannten, neuen Franchisesysteme darunter leiden. Deswegen veranstaltet der
deutsche Franchiseverband am 22.9. im Hotel Bredeney in Essen eine
Podiumsdiskussion zum Thema „Werte & Wandel in Franchising“. Details dazu
finden Sie auf der Website des Verbandes bzw. auf diesem Franchiseportal. Und
meine ganz persönliche Meinung ist, dass eine derartige Diskussion und manchmal
auch falsche Berichterstattung durchaus der Branche gut tut, um einfach noch
mehr auf die partnerschaftliche Ausrichtung der Systeme zu achten und wirklich
nur Konzepte auf den Markt zu bringen, die tatsächlich erprobt sind und den
Erfolgsfaktoren des Franchising entsprechen.

Leser: Können wir die Konditionen in den auch
sprachlich verwandten Nachbarländern unabhängig von den inländischen Konditionen
festlegen oder diese nach Möglichkeit übernehmen?

Waltraud Martius: Diese Frage kann
ich schwer nachvollziehen. Wenn die Leistungen gleich sind, können Sie auch das
gleiche dafür verlangen.

Leser: Trifft es zu, dass bestehende
Unternehmen als Franchise-Partner aufgrund ihrer bestehenden Erfahrungen
geringere Anforderungen an die Systemzentrale stellen als Existenzgründer
?

Waltraud Martius: das würde ich so
pauschal nicht mit ja beantworten. Die Leistungen für bestehende Unternehmer
sind sicherlich zu Beginn anders gestaltet als für Existenzgründer. Daher ist es
wichtig, dass Sie, bevor Sie ein System entwickeln wissen, wer ihr zukünftiger
FN ist. Aber die professionelle Abwicklung z.B. in den Bereichen Produkt,
Marketing, Vertrieb, Controlling usw. ist für beide FN – Zielgruppen relevant.

Leser: Und wie wirken sich solche negativen
Presseberichte innerhalb der betroffenen Franchise-Systeme aus? z.B. bei SUBWAY?
Beeinträchtigt es das Selbstgefühl der Franchise-Nehmer und ihrer Angehörigen?

Waltraud Martius: Da kann ich nur
eine Vermutung anstellen, da ich in dieses System nicht involviert bin, aber ich
denke schon, denn es ist die gemeinsame Marke und damit die emotionale
Heimat.

Leser: Was halten sie davon, wenn langjährige
Franchise-Partner im Gegenzug für eine Gebührensenkung Patenschaften für
Neuankömmlinge in unserem System übernehmen würden?

Waltraud Martius: Davon halte ich
sehr viel und empfehle ich auch sehr oft.

Leser: Und in welcher Weise unterscheidet sich
der Betreuungsaufwand bei Multi-Unit-Betrieben gegenüber Einzelgründungen im
Franchise? Sind Multi-Unit-Partner anspruchsvoller?

Waltraud Martius: Ich denke nicht.
Generell ist oft die Betreuung von MultiUnitFNs mit weniger Aufwand verbunden,
weil Sie ja mit einem FN über mehrere Standorte/Betriebe sprechen und daher
Wirtschaftsplanungen oder Marketingplanungen oder eben die laufende Beratung und
Betreuung effizienter ist. Das sollte aber kein Grund sein, sich für MultiUnit
zu entscheiden, sondern diese Entscheidung hängt einzig und alleine vom
Betriebstyp ab, ob es überhaupt möglich ist, dass ein FN mehrere Standorte
führt. Und dann muss es unbedingt klare Expansionskriterien geben, die der FN zu
erfüllen hat, damit er einen 2. oder 3. Standort erhält. Dazu gibt es in meinem
Buch „Fairplay Franchising“ ein tolles Interview mit dem Europamanager von
McDonald´s über die Expansionskriterien bei McDonald´s.

Leser: Mit welchen Maßnahmen würden Sie die
zwischenmenschlichen Beziehungen zwischen den Franchise-Nehmern fördern, um die
Bindung an das System zu verstärken?

Waltraud Martius: Partnerschaftliche Führung, Partizipation der FN, Beirat, Tagungen,
Erfahrungsaustausch, Betreuung auch der alten FNs und der erfolgreichen FNs, man
kümmert sich viel zu viel um die Schlechten. Informelle Treffen und gemeinsame
Freizeitaktivitäten. Patenschaften und Mentoringprogramme, professionelles
Controlling und Benchmarking und generell eine gute Einstellung zur
Partnerschaft und zu gegenseitigen Abhängigkeit. Wertschätzung und Anerkennung
von dem was ist!!!!! und was jede Seite einbringt!!!! Siehe alles dazu in meinem
Buch „Fairplay Franchising“.

Leser: Haben Sie den Eindruck, dass Ihr Buch
„Fairplay Franchising“ von den Verantwortlichen in den Systemzentralen gelesen
wird? Erwarten Sie, dass Ihr Buch etwas am partnerschaftlichen Umgang mit den
Franchisenehmern verändern wird?

Waltraud Martius: Ja, aber
natürlich wird es gelesen, sonst wären nicht über 6.000 Exemplare verkauft und
es geht 2012 in die nächste Auflage. Und erfolgreiche Systeme wie McDonald´s,
EFM, VBC, Bodystreet, Town&Country usw. haben mein Buch mit einem eigenen
Vorwort versehen und an alle ihre FNs verschenkt und verwenden es als Unterlage
in der Rekrutierung. Ich denke, die Zeit war längst reif für dieses Buch .-)

Leser: Welche Franchise-Branchen bzw.
Franchise-Systeme sind momentan besonders erfolgreich? Gibt es nachhaltige
Trends, an denen man sich orientieren kann?

Waltraud Martius: Der Erfolg kommt
nie aus dem System alleine, sondern aus der jeweiligen Branche. Die
Kundenwünsche und -bedürfnisse bestimmen den Erfolg eines Konzeptes. Und derzeit
sieht man an den erfolgreichen Konzepten, dass Gesundheit, Fitness, Wohlbefinden
usw. an erster Stelle stehen, aber auch energiepolitische Konzepte.

Leser: Was ist aus dem Vorhaben des Deutschen
Franchise-Verbandes geworden, rund 200.000 zusätzliche Arbeitsplätze innerhalb
der Franchise-Branche zu schaffen? Der Zeitraum von 5 Jahren dürfte inzwischen
abgelaufen sein …

Waltraud Martius: Die aktuellen
Zahlen über Franchising 2011 finden Sie auf der Website des DFV. Da Franchising
nach wie vor wächst, wurden in den letzten Jahren sicherlich viele Arbeitsplätze
geschaffen.

Waltraud Martius: Vielen Dank
für alle ihre Fragen und Diskussionsbeiträge. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel
Erfolg, aber zunächst einmal ein schönes sonniges WE, ihre Waltraud Martius

Waltraud Martius
SYNCON International Franchise Consultants

Waltraud Martius ist Franchise-Beraterin und Mitbegründerin des Österreichischen Franchise-Verbandes (ÖFV). Außerdem ist sie Mitherausgeberin und Autorin mehrerer Bücher über Franchising.

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