Ratgeber

für Franchise-Zentralen

Wie dokumentieren Sie Ihr Know-how richtig?

Franchise-Partner bezahlen eine laufende Franchise-Gebühr an den Franchise-Geber für einen Know-how-Vorsprung gegenüber Wettbewerbern im Markt. Und dieser Know-how-Vorsprung soll sich in höheren Gewinnen und mehr Sicherheit für das gesamte Netzwerk ausdrücken. Wie setzen Sie eine Dokumentation auf?

Franchise-Partner bezahlen eine laufende Franchise-Gebühr an den Franchise-Geber für einen Know-how-Vorsprung gegenüber Wettbewerbern im Markt. Und dieser Know-how-Vorsprung soll sich in höheren Gewinnen und mehr Sicherheit für das gesamte Netzwerk ausdrücken. Dieses Wissen muss in der Know-how-Dokumentation umfassend dokumentiert und somit nachvollziehbar vermittelt bzw. transferiert werden.

Darum ist die richtige Know-how-Dokumentation so wichtig

Ein Franchise-System ent- und besteht durch das Zusammenwirken vieler Elemente – Personen, Wissen, Instrumente und Verfahren. Eines der wichtigsten Instrumente ist die Know-how-Dokumentation. Diese erfolgt in Form von Handbüchern und systemeigenen Intranets und/oder anderen Wissensdatenbanken. Die Know-how-Dokumentation ist ein unverzichtbares Werkzeug und zugleich Indikator für die Seriosität eines Franchise-Systems. Die Know-how-Dokumentation ist ein umfangreiches Ausbildungs-, Informations- und Nachschlagewerk. Die Inhalte der Know-how-Dokumentation und des Intranets stellen die Grundlagen für die system- und konzeptionsgerechte  Anwendung des Geschäftstyps und des Franchise-Systems durch den Franchise-Partner dar.

Die Vermittlung dieses systemspezifischen  Know-hows ist zentrales Element und Erfolgsfaktor für den einzelnen Franchise-Partner und das gesamte Franchise-System. Der Know-how-Transfer ist keine Einbahn-Straße vom Franchise-Geber zum Franchise-Partner und seinen Mitarbeitern, sondern findet auf bis zu sieben Ebenen statt. Die Kommunikation in einem Franchise-System erfolgt immer in beide Richtungen, besondere Bedeutung hat hierbei das Feedback vom Franchise-Partner (= FN) an den Franchise-Geber (= FG) über Veränderungen / Entwicklungen in seinem Markt.

Die Ebenen des Know-how-Transfers im Franchising

Im deutschsprachigen Raum gibt es kein eigenes Franchise-Recht. Franchise-Verträge stützen sich in einzelnen Passagen auf andere Rechtsverhältnisse.

Die seit 1. Juni 2010 geltende EU-Gruppenfreistellungsverordnung für vertikale Vertriebsbindungen verlangt von jedem Franchise-Geber eine ausreichende  Dokumentation des System-Know-hows. Damit ist auf EU-Ebene festgelegt, dass ein seriöser Franchise-Geber sein geheimes  Erfahrungswissen dokumentieren und dem Franchise-Partner zur Verfügung stellen muss.

Das Know-how eines Franchise-Systems muss (laut der europäischen Gruppenfreistellungsverordnung für vertikale Vertriebsbindungen) für den Franchise-Partner und die systemgerechte  Umsetzung des Franchise-Konzeptes “geheim”, “wesentlich”, “identifiziert” und – gemäß der ergänzenden EU-Richtlinie über den “Schutz vertraulichen Know-hows und vertraulicher Geschäftsinformationen vor rechtswidrigem Erwerb sowie rechtswidriger Nutzung und Offenlegung” – geschützt sein.

Das heißt der Nutzen für den Franchise-Partner und die Bedeutsamkeit für den Erfolg des Franchise-Partners müssen erkennbar und in der Know-how-Dokumentation beschrieben und identifiziert sein. Gleichzeitig liegt es in der Verantwortung des Franchise-Gebers dieses Know-how nur den am Franchise-System Beteiligten zugänglich zu machen und es zu schützen.

Die Know-how-Dokumentation ist die detaillierte  Ausformulierung des Franchise-Vertrages. Franchise-Vertrag und Franchise-Handbuch ergänzen sich nicht nur, sondern sind wechselseitig von einander abhängig.

Hat das Franchise-Handbuch ausgedient?

In der Beratung mit unseren Kunden erlebe ich, dass wir uns in einer Übergangsphase befinden. Es heißt nicht „entweder – oder“, sondern „sowohl – als auch“. In der täglichen Arbeit nutzen wir Print und online und so soll sich auch der professionelle Know-how-Transfer gestalten. Konkret empfehle ich unseren Kunden ein kurzes und knackiges „Buch der Franchise-Partnerschaft“ zu schreiben, in dem die grundlegende  Philosophie, das Konzept und die Strategien beschrieben sind. Idealerweise findet der Franchise-Partner im Buch der Franchise-Partnerschaft Inhalte, die im Franchise-System Bestand haben und sich nicht so rasch verändern. Das Buch der Franchise-Partnerschaft verstärkt die Wertigkeit, Seriosität und Kontinuität des Franchise-Systems. Alles Werte, die dem Franchise-Partner Sicherheit vermitteln.

Zusätzlich werden alle konkreten Prozessbeschreibungen und Instrumente für den Franchise-Partner und seine Mitarbeiter zur Umsetzung in der täglichen Arbeit in einem intelligenten  Intranet bereitgestellt. Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die videounterstützt das Wissen in kleinen Lerneinheiten vermitteln, sind aus meiner Sicht die Zukunft für Franchise-Systeme.

Das Stichwort dabei lautet Video: Immer öfter suchen wir nach Lösungen und Anleitungen auf YouTube. Tutorials zu allen Bereichen des Arbeits- und Privatslebens helfen uns mit Videos und ergänzend gesprochenen Anleitungen Antworten auf unsere Fragen zu finden. Gerade im Bereich der Wissensvermittlung ist diese Entwicklung für Franchising spannend.

Die Online-Know-how-Dokumentation via das systemeigene  Intranet stellt dabei ein geschlossenes Kommunikationssystem innerhalb des Internets dar. Zugang zu diesem Intranet und den damit verbundenen Informationen haben nur die Franchise-Partner und ihre Mitarbeiter über ein Passwort, das den Franchise-Partnern bei Vertragsunterzeichnung übergeben wird.

Die Zukunft gehört dem “interaktiven Intranet”, das proaktiv dem Franchise-Partner Handlungsoptionen und Know-how zur Verbesserung seiner wirtschaftlichen  Entwicklung vorschlägt und gleichzeitig sichtbar macht, was die Kollegen im Franchise-System für ihren Erfolg tun, gemäß dem Prinzip “Erfolg hinterlässt Spuren”.

Die Bedeutung der Know-how-Dokumentation im Rekrutierungsprozess

Im Rahmen eines professionellen Rekrutierungsprozesses soll der Franchise-Interessent auch die Möglichkeit erhalten die Know-how-Dokumentation im Beisein des Franchise-Gebers einzusehen und sich im Detail davon zu überzeugen, wie nach den „Spielregeln“ des Systems einzelne Leistungen des Franchise-Gebers abgewickelt werden. Übergeben wird die Know-how-Dokumentation (Buch der Franchise-Partnerschaft und Intranet-Zugangscodes) allerdings erst nach Abschluss des Franchise-Vertrages (Widerrufsfrist). Sonst bestünde die Gefahr, dass das Know-how ohne den Schutz der vertraglich  vereinbarten  Vertraulichkeit aus der Hand gegeben wird.

Fazit

Ein sinnvoll gegliedertes Buch der Franchise-Partnerschaft in ansprechender grafischer  Gestaltung, ergänzt um das Online-Know-how im Intranet erhöht die „Wertigkeit“ der immateriellen  Leistungen des Franchise-Gebers. Dies gilt insbesondere beim Verkauf der Franchise, wirkt aber in gleicher Weise, wenn der Franchise-Partner (oder einer seiner Berater) irgendwann einmal Anlass hat daran zu zweifeln, ob der Franchise-Geber wirklich das Konzept so sorgfältig geplant und optimiert hat, wie es seriöses  Franchising erfordert.

Die Know-how-Dokumentation ist das Steuerungsinstrument des Franchise-Gebers und deren Inhalte sind von diesem einseitig veränderbar (Änderungsvorbehalt gegenüber dem Franchise-Partner). Änderungen dienen der Optimierung des Franchise-Systems sowie der Anpassung an den Markt. Veränderungen und Ergänzungen der Know-how-Dokumentation teilt die Franchise-Zentrale den Franchise-Partnern in elektronischer Form mit.

Buch-Tipp: Waltraud Martius / Achim Hecker / Birgit Renzl (Hg.): Wissens- und Innovationsmanagement in der Franchise-Praxis. Nachhaltig erfolgreich durch Replikation und Innovation: Dieses Buch zeigt, wie in einem Franchise-System Know-how erfolgreich vermittelt wird, wie neue Produkt- bzw. Dienstleistungsideen entstehen und wie diese identifiziert, selektiert und systematisch zur Marktreife weiterentwickelt werden. Franchise-Geber und -Partner erfahren, wie sie Routinen an sich wandelnde Herausforderungen anpassen, geltende Regeln modifizieren, Informationsbarrieren überwinden und welche rechtlichen  Aspekte zu beachten sind. Aktuelle Forschungsergebnisse ergänzt um zahlreiche Best-Practice-Beispiele und Interviews – wegweisend für alle, die mit Franchising langfristig erfolgreich sein wollen.

Expertenstimme von Michaela Jung

Michaela Jung
SYNCON International Franchise Consultants
Mehr als 25 Jahre internationale Erfahrung. SYNCON International Franchise Consultants verstehen sich als Berater der gesamten Franchise-Wirtschaft.

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